校内各单位：

为做好学校2024届本科毕业生档案材料归档及转递工作，现将有关事项通知如下：

一、归档内容及要求

(一)毕业生登记表

各学院(部)须在毕业生登记表封面右上角用铅笔填写学号，登记表内各项应逐项按要求填写，各时间栏不能空白，且不能出现先后顺序逻辑错误。学校审核意见栏需加盖学校公章，请各学院(部)在教务处完成毕业资格审核、加盖学位授予审核意见后，按程序到学校办公室具印，盖章后的登记表按《毕业生档案材料登记表》(见附件1)的顺序排序。

(二)毕业成绩单

加盖印章的毕业成绩单，夹入毕业生登记表内。

(三)本科生毕业论文(设计)评定表

注明装入学生档案的一份毕业论文(设计)评定表(原件),与成绩单一起夹入毕业生登记表内。特别提醒：院级优秀毕业论文须教学副院长签字并加盖学院(部)公章，校级优秀毕业论文还须教务处负责人签字并加盖教务处公章。

（四）高等学校毕业生档案转递单

毕业生须明确并认真填写就业单位名称、转递编号等信息，广东省就业平台根据毕业去向登记信息生成《高等学校毕业生档案转递单》，随档案材料密封后，按规定转出档案。

(五)党员档案

各党总支、直属党支部将已转为正式党员的2024届毕业生的入党材料汇总装入党员档案袋并密封，提交《移交零散档材料介绍信》(见附件2),将已加盖骑缝章的党员档案袋移交档案室。

(六)其他

如评优登记表、奖惩材料、实习成绩报告等需存入档案的材料，应提交《移交零散档案材料介绍信》,将材料一并夹入该毕业生登记表内。

二、毕业生档案去向说明

广东省就业平台已根据全国就业平台的档案转寄信息和学校上报的毕业生生源地(以学生毕业前户口所在地来认定，户口在学校临时集体户口的除外)生成初始的档案去向信息。毕业生落实毕业去向后，可凭用人单位、升学院校或公共就业人才服务机构的聘用、录用、调档材料，在“广东大学生就业创业”小程序的“变更档案去向”模块上报档案去向信息。毕业生在与就业单位签订就业协议书时应仔细核对档案接收信息。

(一)到具有人事档案管理权限的机关、国有企事业单位等就业的毕业生，档案转递至就业单位，需将带有明确转档地址的接收函或调档函上传至“广东大学生就业创业”档案去向信息模块，档案随寄到就业单位。

(二)到非公单位就业、灵活就业及自主创业的毕业生，档案转递至就业创业所在地人力资源和社会保障局或公共就业人才服务机构，也可转递至户籍地公共就业人才服务机构，其中转递至就业创业地的，需将相关就业创业信息上传至“广东大学生就业创业”档案去向信息模块，档案随寄到存档机构。

(三)国内全日制升学深造的毕业生凭调档函确认档案邮寄地址，调档函上传至“广东大学生就业创业”档案去向信息模块。由各学院(部)毕业生档案工作负责人收集调档函原件，统一移交到档案室，档案随寄到升学院校。

(四)出国出境深造的毕业生档案直接邮寄回生源地或户籍地公共就业人才服务机构，档案随寄到存档机构。

(五)港澳台毕业生按照《教育部办公厅关于做好在内地(祖国大陆)普通高校就读的港澳台应届毕业生就业服务工作的通知》(教学厅〔2017〕9号)要求，对有就业意愿，并持有内地(祖国大陆)有效接收证明的港澳台毕业生邮寄档案，办理手续和要求与内地毕业生一致。

(六)延期毕业的学生档案，留存档案室，直至学生取得毕业资格后，当年内(以毕业证落款时间为准)申请邮寄档案。

(七)因各种原因未能如期毕业的学生，其档案在学籍有效期内，保留在档案室。超出学籍有效期后，档案室不再履行继续保管其档案的义务。

三、归档及转递工作流程

（一）发起工作流程

各学院（部）在网上办事大厅填写《毕业生档案材料归档及转递》（以下简称“表单”），并提交本单位党组织负责人审批。填写表单时，需准确填写毕业生档案份数，并在附件栏上传已签字盖章的《毕业生档案材料登记表》扫描件。

（二）档案部门确认

对流程发起单位的毕业生档案材料归档及转递工作，档案室确认启动。

（三）填报学生奖惩材料详情

党委学生工作部确认是否有奖惩材料需归档。如有，则准确填写需归档的奖惩材料份数，并在附件栏上传材料清单。如没有，则填写“无”。

（四）收集整理零散档案材料

各学院（部）收集整理以下两项零散档案材料：一是前往党委学生工作部领取奖惩材料；二是整理学生党员档案，将党员档案袋密封并加盖骑缝章。完成收集整理后，各学院（部）在表单中填写材料份数，并在附件栏上传《移交零散档案材料介绍信》扫描件。

（五）报送档案去向和制作档案转递单

毕业生就业指导中心在表单中上传已签字盖章的《毕业生档案去向信息汇总表》扫描件，并同步制作完成《高等学校毕业生档案转递单》。

（六）确定归档时间

各学院（部）前往毕业生就业指导中心领取《高等学校毕业生档案转递单》后，通过表单预约毕业生档案材料归档时间。

档案室根据归档工作整体安排确定归档时间，并在表单中反馈。

（七）完成材料归档

各学院（部）携带毕业生档案材料及《毕业生档案材料登记表》《移交零散档案材料介绍信》前往档案室集中装档封袋加盖密封章，须在档案袋上注明户籍地信息(一般精确到区县),然后按考研升学档案、就业派遣毕业生档案、未毕业(包括非内地就业港澳台)学生档案三种类别进行分拣，如有特殊情况须按要求做好登记及备注。

完成装档封袋后，需及时在表单中填写归档情况。

（八）完成档案转递

每年7月初，档案室根据毕业生就业指导中心提供的转递信息通过EMS毕业生专用通道统一邮寄。暑假期间的零散毕业生档案邮寄，档案室需与邮局预约时间进行集中转档。

邮局在毕业生档案邮寄一周内向档案室反馈投递信息清单，清单包括EMS投递号、接收单位、接收人姓名、接收时间等必要信息。档案室整理派遣信息后将在表单中填写档案转递情况，并且同步将数据上传至“广东大学生就业创业”系统，以便各学院（部）负责老师和毕业生可以及时查询档案去向。

请毕业生在确认档案成功投递后，到档案接收地查询确认，办理档案托管手续。

四、归档及转递时间安排

（一）归档

请各学院(部)根据上述排期预约归档时间，组织6名以上工作人员并指定带队人员，于档案室确认的归档时间到档案室装档。

（二）转递

7月8日前，档案室完成邮寄工作。

五、工作要求

毕业生档案材料的完整性和准确性关系到学生毕业后的就业、保险、养老、出国等一系列重大问题，是学校管理水平的直接体现，是学生和社会用人单位满意度的重要考量指标。各学院(部)要高度重视、认真组织，并指定专人对归档材料认真鉴定、审核、盖章等，杜绝漏装、错装问题，确保毕业生个人档案归档工作按时保质完成。

如对上述安排有任何疑问，请及时与档案室联系。

联系人：邵博菡，联系电话：3683062。

特此通知。

附件：1.毕业生档案材料登记表

    2.移交零散档案材料介绍信

档案室

2024年5月30日