一、综合档案

1．综合档案如何利用？

校内外单位如需查阅档案（查询、复印、电子拷贝），必须按照要求在办事大厅提交申请。填写表单时，须在附件栏上传已签字盖章的《查阅档案介绍信》扫描件，选择对应的利用方式，并写明利用内容和用途。申请获得批准后，携带介绍信原件及工作证件到档案室办理利用登记手续，方可在查阅室进行查档。

库藏档案原则上不外借。校内单位如因工作需要必须外借的，必须按照要求在办事大厅提交申请。填写表单时，须在附件栏上传已签字盖章的《借出档案介绍信》扫描件，利用方式选择“借出”，并写明利用内容和用途。申请获得批准后，携带介绍信原件及工作证件到档案室办理外借手续。外借期间，利用者须确保档案的安全和完整，并在规定期限内携带《归还档案介绍信》原件到档案室归还档案。

2．综合档案归档如何分工？

我校实行主办单位归档的制度。

(1)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府以及国务院各部、委下达的文、电材料，综合性的，分别由党办、校办归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位归档。

(2)以党委、学校名义的发文，一般分别由党办、校办归档。

(3)以职能部门名义的发文，由职能部门归档。

(4)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，分别由党办、校办归档。职能部门以党委和学校的名义召开的专门会议、各单位召开的国内外学术会议所形成的材料，由主办单位归档。

(5)校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，分别由党办、校办归档；请示报告的原稿及批复、批转的复印件，报文单位作为资料保存。

(6)两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办单位作为资料保存。

(7)各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时归档，并将其全部档案移交档案室保存，任何人不得将其带入其他单位。

(8)学校领导、各单位负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿，分别由党办、校办和各单位归档。

(9)重要的人民来信来访材料，由承办单位归档。

3．综合档案的整理方法有哪些？各整理方法具体有哪些步骤？

(1)综合档案的整理方法

立件法：以“件”为基本单位进行归档整理。

立卷法：将互有联系的若干文件组成案卷，以“卷”为基本单位进行归档整理。

(2)立件归档整理的步骤

收集→分类→组件→排列→修整文件→装无酸纸封套→编页→编目→编号→装盒

(3)立卷归档整理的步骤

预立卷→分类→组合→排列→修整文件→装无酸纸封套→编页→填写《卷内文件目录》→编制案卷目录→装盒

4．收集工作如何进行？

平时收集：严格文件登记制度，做好平时归档；根据归档文件目录，在文件产生时考虑是否应当归档，做好登记工作；准备档案装具（档案盒或多抽屉文件柜）；文件办理完毕随时归入相关类目对应的盒或者柜内（可根据档案分类，设置固定类目的档案盒）。

集中收集：年初根据归档范围将上一年度归档材料集中收集

要求：平时收集和集中收集相结合，在平时收集基础上拾遗补缺。

5．采用“立件法“归档整理文件时，如何进行分类？

分年度：文件形成年度（文件形成年度就是文件的成文年度，看文件落款；跨年度文件以文件签发日期为准；跨年度办理的文件材料，统一放入办结年度）。

分机构：文件办理机构一般为本单位（如同一个机构兼管党政工作，则需将行政文件与党务文件分开管理）。

分保管期限：将归档文件根据划定的不同保管期限进行分类（不同保管期限的文件分开整理）。

6．采用“立件法”归档整理文件时，如何进行组件？

每份文件为一件（不需要组卷），具体如下：

(1)文件正本与定稿为一件。

(2)收文的文件处理单、正文与附件为一件。

(3)转发文与被转发文为一件。

(4)报表、名册、图册等一册（本）为一件。

(5)来文与复文为一件。

7．组件时，件内的文件如何排序？

对件内的文件排序时要保证重要内容在前，具体要求如下：

(1)正本在前，定稿在后。

(2)正文在前，附件在后。

(3)转发文在前，被转发文在后。

(4)文字在前，图样在后。

(5)回复性文件在前，报请性文件在后。

(6)上级通知在前，上报材料在后。

(7)结论性材料在前，依据性材料在后。

(8)收文处理单排在文件前面。

(9)发文稿纸排在正文前面。

注：其他文件材料可按重要程度、时间先后或文号顺序排列。

8．采用“立件法”归档整理文件时，怎样排列各“件”？

依据：按时间+事由排序

要求：尽可能将有内在联系（相同工作内容、同一次活动、同一项工作、同一次会议、同类材料等）的文件材料排在一起；可参考归档范围排列。事由和事由之间可按重要程度排列，同一事由内按办理完毕时间顺序进行排列。

9．采用“立件法”归档整理文件时，修整文件包括哪些？

(1)对破损文件进行修补

(2)去掉文件上易腐蚀的金属物

10．采用“立件法”归档整理文件时，对“件”如何装订？

建议平时整理时，用回形针/燕尾夹固定，也可提前到档案室领取无酸纸封套。

11．采用“立件法”归档整理文件时，怎么编页？

一般以件为单位进行编页，需要注意以下两点：

(1)页码逐页编制，文件中有图文的页面即为一页，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

(2)文件材料已印制成册并编有页码的、拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

12．采用“立件法”归档整理文件时，怎样进行编目？

(1)填写《归档文件目录》。

(2)将《归档文件目录》电子版发档案室审核。

(3)确认无误后，再预约时间，办理档案移交。

13．采用“立件法”归档整理文件时，装盒环节有什么要求？

盒子封面：无需填写，空白即可填写

盒底和盒脊的填写如下图所示：

16．立卷归档整理有哪些步骤？

预立卷 → 分类 → 组合 → 排列 → 修整文件 → 装无酸纸封套 → 编页→ 填写《卷内文件目录》→ 编制案卷目录 → 装盒

17．“立卷法”中，什么是预立卷？

根据文件分类情况，设置分类档案盒，日常文件随时归入。

18．采用“立卷法”归档整理文件时，如何进行分类？

年度—问题/机构—保管期限

19．采用“立卷法”归档整理文件时，怎样进行组合？

(1)科研、基建、设备等方面的材料按项目组卷，一项一卷或若干卷；

(2)财务方面材料按归档范围类目(材料类别)组卷，一类一卷或若干卷。

20．组卷后，排列有什么要求？

根据不同类别材料的自有规律整理。

21．采用“立卷法”归档整理文件时，修整文件包括哪些？

(1)修补破损材料

(2)拆除卷内金属物

(3)折叠图纸(手风琴式)

22．采用“立卷法”归档整理文件时，卷内文件如何分隔开？

卷内的文件逐一装入无酸纸封套。

23．采用“立卷法”归档整理文件时，怎样进行编页？

一本案卷只有一个连续页号(从头编到尾)。

24．采用“立卷法”归档整理文件时，怎样进行编目？

(1)填写《卷内文件目录》。

(2)整理所有案卷，经过分类排列，填写《案卷目录》。

(3)将《卷内文件目录》和《案卷目录》电子版发档案馆审核。

(4)确认无误后，再预约时间，办理档案移交。

25．采用“立卷法”归档整理文件时，装盒环节有什么要求？

要求按卷进行装盒。

盒子封面：无需填写，空白即可。

盒底和盒脊的填写如下图所示：

23．声像档案的归档范围包括哪些？

(1)本单位各项活动中直接形成的声像载体材料；

(2)类型：照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视片、缩微胶片、光盘等。

24．声像档案的归档要求是什么？

(1)要求图像清晰、声音清楚、配有文字说明等；

(2)如果单位有声像档案需要移交，请根据声像档案目录做好信息备注。

(3)归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。

(4)对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。【反映同一场景的数码照片一般只归档一张】

(5)同一年度内组内的声像档案按形成时间排列。

25．声像档案如何编目？

声像档案归档时，文件目录如下图所示：

各项目具体说明如下：

(1)照片/录音/录像组号：为3位阿拉伯数字，同一年度内的组从“001”开始顺序编号，每组照片代表一个事项，按事项发生的时间顺序排列。

(2)题名：本组照片/录音/录像所共同反映的主要内容

(3)摄影/录音/录像者：照片的拍摄人、录音录像的录制人

(4)日期：拍摄、录制时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年为4位，月日各2位，月日不足两位的需在前面加零补足。

(5)保管期限：永久。

(6)密级：照片所划定的秘密等级，包括绝密、机密、秘密和无保密等级。分别用“绝密”、“机密”、“秘密”和“—”代替。

(7)张数/分钟数：为同一组内的照片数量、录音录像的时间长度。

(8)文件格式：本张照片/本条录音/本条录像的计算机文件类型。具体

包括：

图片：JPEG、TIFF或RAW；

录音：MP3/WAV；

录像：AVI/WMV/MPEG/MP4/3GP/MOV/RMVB

(9)开放状态：本张照片是否开放的标记，开放为“Y”，不开放为“N”。

26．声像档案的命名及储存格式有什么要求？

声像档案的命名和储存格式如下图所示：

27．声像档案的文字说明如何填写？

毕业照：以专业或班级为单位一张照片+一份文字说明

28．实物档案的归档范围包括哪些？

凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围。

29．实物档案的归档要求是什么？

(1)凡能体现学校特色且具有保存价值的实物档案，实行先办理归档，再借用展示的基本原则。归档的实物要保持整洁、无污染、无破损。各单位兼职档案员应根据实物档案归档范围定期做好实物档案的收集和征集工作。

(2)学校资产部门在处置设施、设备、仪器、家具、教具、模型等实物报废时，应事先通知档案室对上述实物进行鉴定，凡鉴定具有收藏价值的上述实物在办理报废手续后，由原使用单位按照相关规定移交档案室保存，用于以后的实物展示。

30．实物档案如何编目？

实物档案归档时，文件目录如下图所示：

各项目具体说明如下：

(1)实物组号：为3位阿拉伯数字，同一年度内的组从“001”开始顺序编号。

(2)题名：填写实物名称。

(3)授予单位：填写实物制作、颁发、赠予单位。

(4)授予时间：填写实物制作、颁发、赠予时间。

(5)保管期限：永久。

(6)类别：填写实物档案的种类名称，如：证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品。

(7)备注：填写需要说明的事项。

二、学生档案

1．在校生如何了解自己人事档案的情况？

(1)在校生可到所在学院（部）的学生工作办公室了解本人档案的齐备情况。

(2)新生入学后，务必要尽快了解本人档案是否已到学校及材料是否齐备，如材料有缺失，须针对不同情况联系材料形成单位补齐所缺失部分，并送交所在学院（部）学生工作办公室审核，再由学院（部）集中向档案室进行补充。

2．毕业生档案内本校产生的必备材料有哪些？

学生登记表、毕业生登记表、论文评定表、成绩单并且盖章齐全。

备注：

(1)毕业生登记表上需加盖四个公章，分别是：学校公章，学院（部）公章，准予毕业章，授予学位章。

(2)成绩单上需加盖两个公章，分别是：准予毕业章、授予学位章。

(3)院级优秀毕业论文须学院（部）教学副院（部）长签字并加盖学院（部）公章，校级优秀毕业论文还须教务处负责人签字并加盖教务处公章。

3．延期毕业的学生如何了解本人档案情况以及怎样申请调档？

延期毕业学生可联系档案室了解本人档案的齐备情况。如需调档，可根据具体情况通过学院（部）补齐毕业生必备材料后再申请调档。

4．毕业生档案袋需注明生源地信息，如何规范填写？

档案袋上需注明生源地信息，一般要精确到区县。

注明生源地信息的方式：各学院（部）可手写，也可使用不干胶打印纸打印后剪裁贴条。如需打印，可参考档案室提供的标准地址信息模板。

5．学生档案如何转递？

(1)按期毕业学生：每年7月初，档案室根据就业指导中心提供的转递信息通过EMS毕业生专用通道统一邮寄。暑假期间的零散毕业生档案邮寄，档案馆需与邮局预约时间进行集中转档。

(2)申请退学学生：①学生自行联系可接收档案的单位(如人社局、人才市场)；②学生办理离校手续；③学生携带《学籍变动申请表》到档案室进行登记，档案室根据就业指导中心提供的档案转递单位地址，按照规定通过EMS毕业生专用通道进行转递。

(3)被开除学籍学生：具体方法请致电档案室咨询(0756-3683062)。

(4)延期毕业学生：①向档案室了解本人档案齐备情况，如有缺失，通过所在学院（部）的学生工作办公室补齐毕业生必备材料。②按规定申请档案转递。③学生所在学院（部）的学生工作负责老师到档案室办理档案转递登记手续。④档案室按照规定通过EMS毕业生专用通道进行转递。

6．关于学生档案的转递有哪些注意事项？

(1)请联系学院（部）学生工作老师，本人确认系统导出的档案邮寄地址、联系方式是否准确。

(2)请务必在档案寄出后三个月内向接收单位核实档案是否到达及材料齐备情况。

(3)如遇档案在转递过程中发生问题或单位确实未收到，请及时与档案馆联系，获得邮寄单号向邮政EMS申请查询。邮政查询期限为档案发出一年以内，延误查询，产生的后果将由学生自己承担。

7．什么情况下，可凭调档函进行调档？

毕业生国内考研升学、考取事业编制或者公务员等公职的情况，可通过调档函进行调档。

8．调档函是否需要原件？

根据相关文件要求，人事档案属机密级别的文件材料，为确保档案的安全，转递人事档案须由接收单位开具盖有公章的调档函原件方可受理业务。因此，将调档函作为唯一转档凭证的学生(如考研升学)，必须凭调档函原件进行调档。如因疫情管控等特殊原因，接收单位无法寄出纸质版调档函(仅能提供电子版调档函)，则学院（部）务必要进行认真核实，保证调档信息无误并签字盖章确认。

9．毕业生怎样查询档案去向？

毕业生查询档案去向有以下两种方式：

(1)微信小程序查询

打开微信搜索“广东大学生就业创业”小程序，或扫描下方“广东大学生就业创业”微信小程序二维码，登录“广东大学生就业创业”微信小程序，点击首页的“档案转递查询”进行档案去向查询。

(2)电话咨询

如“广东大学生就业创业”小程序中无法查询到档案去向，请致电档案馆，提供姓名、学号、毕业年份后，可查询档案去向。

联系人：王成龙，0756-3683062

10．如何办理个人档案相关证明？

(1)学生如需办理学籍档案保管证明，首先向所在学院（部）提出开具证明需求，再由学院（部）在网上办事大厅提交申请，填写表单时，须在附件栏上传已按要求填写完毕的《学籍档案保管证明》的电子版，利用方式选择“开具证明”，并写明利用内容和用途。在申请获得批准后，学生携带本人身份证原件前往档案室领取纸质盖章版证明文件。如委托他人代领，代领人要携带本人身份证原件、委托人身份证复印件及委托人签名的《委托书》方可领取。

(2)学生如需办理中英文学历证明、毕业成绩单、录取花名册等档案证明材料，请联系学校教务处。

11．用人单位政审学生人事档案的办理流程是怎样的？

(1)校外查档单位向学生所在学院（部）提出查档需求。

(2)学生所在学院（部）首先按照学校疫情防控要求在服务大厅提交校外人员进出校申请，在申请获得批准后再在网上办事大厅提交查档申请。在查档申请表单的附件栏需上传两份扫描件：一是已签字盖章的《查阅档案介绍信》扫描件；二是学院（部）党组织负责人已签字盖章的校外单位出具的政审公函的扫描件。在查档申请获得批准后，学院（部）再提前向档案室预约查档时间。

(3)申请查档的校外单位，应当由2人以上(含2人)持单位政审公函(写明待查档学生的姓名，及查阅档案的事由、内容、查阅人身份)，出具有关身份证明，到学生所在学院（部）请党总支、直属党支部负责人在政审公函原件上签字并加盖公章。

(4)学生所在学院（部）安排1名档案业务负责老师陪同校外查档单位工作人员到档案室，出具介绍信原件、政审公函原件及工作证件办理利用登记手续后再进行查阅。在查阅期间禁止拍照或者复印任何档案材料，如有需要可以对部分资料进行抄写记录。

强调：学生本人不得出现于政审接待室，本人不可接触自己的人事档案。

12．若用人单位确因特殊原因不能来校查档政审，是否可以邮寄材料进行政审？

未毕业学生档案内毕业材料不齐全无法寄出，且人事档案不可拆分，因此不允许邮寄学生档案内部分材料。

若用人单位确因特殊原因不能来校查档政审，应先与学生所在学院（部）党总支、直属党支部联系和沟通，特殊情况可委托学院（部）党总支、直属党支部派人来档案室代为查档。

13．毕业生的党员档案如何保管？

(1)入读我校前已成为正式党员的学生，其党员档案应由学院（部）在入学时的新生档案归档工作中统一收集并与人事档案、新生材料一并移交到档案室归档。学生本人应在入学后尽快了解本人党员档案是否已到学校及材料是否齐备。

(2)在我校发展成为正式党员的学生，其党员档案会于毕业生材料归档时由学院（部）党总支、直属党支部统一移交到档案室，并归入人事档案后一并派遣。

(3)未成为正式党员的学生，其党员材料不归入人事档案袋，由学院（部）党总支、直属党支部行使行政保管权。

14．毕业生如何办理人事档案转递和户口迁出？

(1)人事档案业务可联系档案室根据转递流程办理。

(2)户籍业务办理需联系保卫处(0756-3683051)。