园区各单位：
根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《北京师范大学档案管理办法》等规定，为保证园区2023年度形成的各类档案材料及时完整归档，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.各单位在2023年1月1日至12月31日各项工作活动中直接形成的，能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。具体范围参见《各单位归档范围和保管期限表》。
2.各单位在2023年以前产生、“应归未归”的档案材料。
二、归档重点
请各单位参照本单位的《归档范围和保管期限表》进行归档。重点加强以下几类档案的归档。
1.部门核心档案：指各部门在从事其核心职能活动中形成的有保存价值的各种门类和载体的原始记录。部门核心档案应确保完整性和规范性，避免重要档案的缺失。
2.学校重大活动或重大事件档案：指学校在重大活动举办或重大事件应对过程中形成的具有保存价值的文字、电子、声像和实物等各种形式的历史记录。
3.大事记、年鉴等支撑性档案材料：指各单位在撰写大事记、年鉴文稿时的原始依据性材料，包括各类重要的总结、报告、统计、报表等。由各单位领导审核签章后归档。
4.新建、撤销或合并单位的档案：新建、撤销或合并的单位应尽快落实档案工作主管领导及档案员，填写《各单位综合档案工作负责人及兼职档案员名单》，以便沟通工作，调整更新归档范围。撤销或合并的单位，应将撤销或合并前各自产生的档案及时归档。
5.电子、声像、实物、人物档案：归档实行电子和纸质双套制，电子档案包括与移交的纸质档案相匹配的Word文档、重要数据及报表等材料的电子版。声像档案包括重大活动的录音、录像、照片及说明文字等。实物档案包括奖品类、印章类、字画类、赠品类及其他类。人物档案是指在我校学习或工作过的著名科学家、教育家、知名学者和教授的具有永久保存和研究价值的文件资料及实物，以人为单位立卷归档。
三、归档流程
详见《综合档案归档工作指引》（附件1）
四、归档时间
详见《综合档案移交工作时间安排表》（附件2、3）
五、归档要求
1.为保障学校档案资源的完整、系统，请各单位务必高度重视归档工作。各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交，保证归档材料完整、齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2.归档材料应提供原件，凡不符合归档要求的文件材料，须按要求整理后方可移交。移交文件材料要求字迹清楚、用纸规范。
3.学校盖章印发的红头文件（函件），由学校办公室统一收集归档；其他单位盖章印发的重要文件（函件）由各单位收集归档。
4.凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。涉及机构调整、撤并的，由合并后的机构按职能分工的延续统一归档。
5.为减轻各单位档案员工作量，由档案馆（室）统一标注页码、编档号、盖档号章及扫描。
6.声像档案暂不使用系统进行归档，沿用往年线下归档的方式。校区声像档案归档表格模板详见附件4、5；分校声像档案归档表格模板详见附件6、7。
六、联系方式
对材料整理、填写信息、系统操作等工作有疑问的，可联系档案馆工作人员预约来馆指导。
联系人：胡颀
联系电话：3683738
办公地址：图书馆D402
特此通知。
附件：1. 综合档案归档工作指引
2. 校区各单位2024年度综合档案移交工作时间安排表
3. 分校各单位2024年度综合档案移交工作时间安排表
4. 校区声像档案归档文件目录
5. 校区声像档案移交清单
6. 分校声像档案归档文件目录
7. 分校声像档案移交清单
校区档案馆/分校档案室
2024年5月24日
