校内各单位：

为做好我校2019届毕业生档案的归档工作，现将归档工作的有关事项通知如下：

一、归档内容及要求

(一)毕业生登记表

各学院（部）须在毕业生登记表封面右上角用铅笔填写学号，登记表内各项应逐项按要求填写，各时间栏不能空白，且不能出现先后顺序的时间逻辑错误。学校审核意见栏需加盖学校公章，请各学院（部）在教务处加盖毕业资格审核章后及时与校办联系，盖章后的登记表按《毕业生材料登记表》的顺序依次排序。

(二)毕业成绩单

加盖印章的毕业成绩单，夹入该毕业生登记表内。

(三)本科生毕业论文（设计）评定表

注明装入学生档案的一份毕业论文评定表（不能是复印件），与成绩单一起夹入毕业生登记表内。特别提醒：院级优秀论文须教学院长签字并加盖学院（部）公章，校级论文须再加教务办公室主任签字。

(四)报到证

学校就业指导中心将于6月下旬和7月上旬分两批从省就业指导中心领回报到证并发给各学院（部）。报到证一式两联，学生持蓝色联，白色联装入档案，与成绩单、论文评定表等一起夹入该毕业生登记表内。

(五)党员档案

党委学工部、各已授权审批新党员的党总支须于6月14日前将已转为正式党员的2019届毕业生入党材料移交档案室。

(六)其它

如评优登记表、奖惩材料、实习成绩报告等需存入档案的材料，应一并夹入该毕业生登记表内。

二、毕业生档案去向说明

(一)已签订就业协议书（有报到证）毕业生档案

毕业生在与就业单位签订就业协议书时应仔细核对档案接收信息。

1.单位接收毕业生户档关系(具有人事档案管理权限的国家机关、事业单位和国有企业)：可以直接派遣，“报到证签往单位名称”直接填报中央、省直单位名称，档案随寄到就业单位；

2.单位不接收毕业生户档关系，由单位委托省（市）级公共就业和人才服务机构进行人事代理：“报到证签往单位名称”填报公共就业和人才服务机构名称，档案随寄到公共就业和人才服务机构；

3.单位不接收毕业生户档关系，由毕业生自理：“报到证签往单位名称”原则上填报生源地毕业生就业主管部门名称，档案随寄返回原籍。

(二)未签订就业协议书（有报到证）毕业生档案

未签订就业协议书毕业生（包括准备出国留学的毕业生），“报到证签往单位名称”原则上填报生源地毕业生就业主管部门名称，档案随寄返回原籍。

(三)考研升学毕业生档案

考研升学毕业生凭调档函，个人确认档案邮寄地址。由各学院（部）毕业生档案工作负责人收集调档函，请各院（部）于6月21日前统一移交到档案室（复印件也可），务必可以清晰看到地址。

(四)延期毕业学生档案

延期毕业的学生档案，留存档案室，直至其毕业。

(五)未毕业学生档案

因各种原因不能毕业的学生，其档案在自入学之日起八年学籍有效期内，保留在档案室。超出学籍有效期后，档案室不再有继续保管其档案的义务。

三、毕业生档案归档工作流程

(一) 毕业生信息报备

各学院（部）须于6月6日前向档案室提交《毕业生档案派遣信息表》及《毕业生档案材料登记表》电子版，纸质版于毕业材料移交当天打印签字盖章并提交。（详见附件1《毕业生档案档案派遣信息表》及附件3《毕业生档案材料登记表》）。

(二)就业派遣、考研升学毕业生

1.毕业生零散档案材料移交

毕业生零散档案材料包括在校期间的奖惩材料和党员发展材料。请各学院（部）负责老师务必于6月15日前将需归档的毕业生零散档案材料送交档案室，并填写《移交零散档案材料介绍信》和《移交零散档案材料清单》（见附件2）。

2.毕业生档案材料移交

毕业生档案材料包括毕业生登记表、毕业成绩单、本科生毕业论文（设计）评定表和报到证。学院（部）学生档案负责人在整理毕业生档案时，要确保所有归档材料的手续完备，须有“签名、日期、公章”等。办理档案移交时，请将同一学生的所有材料归集到一起，所有材料需严格按照《毕业生档案材料登记表》（见附件3）顺序排序。

3.考研升学毕业生调档函移交

请各学院（部）负责老师在办理毕业生档案移交的同时，统一移交考研升学毕业生的调档函，并根据调档函要求做好毕业生档案的归档及装袋工作。

4.毕业生档案装袋

各学院（部）负责毕业生档案的老师，须组织五至六名学生按照统一安排的时间到档案室装档。进档案室装档之前，务必按要求仔细盘点，认真核对。

5.毕业生档案密封分拣

所有档案装档完毕后密封，然后分拣，须按考研升学、就业派遣毕业生档案、未毕业学生档案等三种类别分拣，如有特殊情况须按要求做登记及备注。

6.毕业生档案邮寄

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及教育部、国家保密局等单位发出的相关规定和通知，学生档案不属于国家秘密载体，不适于机要通信渠道寄递范围，自2015年6月1日起，各级机要通信机构停止收寄和投递所辖各大专院校、人社部门及所属各级人才交流中心的各类“学生档案”。我校毕业生档案将通过邮政EMS寄送。

档案室与邮局对接，将毕业生档案派遣数据传递至快递公司，快递公司做编号处理后，到现场交接，EMS发送。

7.毕业生档案跟踪服务

交EMS投递后，快递公司在一周内反馈投递信息清单，清单包括EMS投递号、接收单位、接收人姓名、接收时间等必要信息。学生可在校园网教学平台专栏“毕业生档案查询”处查询个人档案投递信息，查询网址http://www.bnuz.edu.cn/。(注意：EMS单号信息仅供4个月的查询器，过期投递信息将被删除。)

与此同时，EMS投递成功后，会发送投递信息至《就业派遣毕业生明细表》里学生预留的手机号。请学生务必在确认档案成功投递后，到档案接受地查询确认，办理档案托管手续。

四、延期毕业学生档案办理

延期毕业的学生档案，留存档案室，直至其毕业。在学生拿到毕业证后，学院（部）须让学生填写毕业生登记表并盖章，打印毕业成绩单，与毕业论文评定表一起，交档案室装入档案，以免学生在提取档案时因档案资料不全而临时补办带来的不便。

五、退学学生档案办理

因各种原因不能毕业或申请转学的学生，其档案在自入学之日起八年学籍有效期内，保留在档案室。超出学籍有效期后，档案室不再有继续保管其档案的义务。退学的学生可凭教务办公室开具的“退学证明”提取档案。超出学籍有效期的档案，学生可凭身份证领取档案。

六、归档时间

各学院（部）从6月26日起到档案室装档，具体时间安排见下表：

如对上述安排有任何疑问，请及时与校办档案室成倩仪老师沟通，联系电话：6126759。

附件：1.毕业生档案派遣信息表

    2.移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单

    3.毕业生档案材料登记表

学校办公室

2019年5月21日