关于做好我校2019届毕业生档案归档工作的通知

文章来源:       时间:2020年09月14日  点击次数:   [ 字体:  ]  


校内各单位:

为做好我校2019届毕业生档案的归档工作,现将归档工作的有关事项通知如下:

一、归档内容及要求

(一)毕业生登记表

各学院(部)须在毕业生登记表封面右上角用铅笔填写学号,登记表内各项应逐项按要求填写,各时间栏不能空白,且不能出现先后顺序的时间逻辑错误。学校审核意见栏需加盖学校公章,请各学院(部)在教务处加盖毕业资格审核章后及时与校办联系,盖章后的登记表按《毕业生材料登记表》的顺序依次排序。

(二)毕业成绩单

加盖印章的毕业成绩单,夹入该毕业生登记表内。

(三)本科生毕业论文(设计)评定表

注明装入学生档案的一份毕业论文评定表(不能是复印件),与成绩单一起夹入毕业生登记表内。特别提醒:院级优秀论文须教学院长签字并加盖学院(部)公章,校级论文须再加教务办公室主任签字

(四)报到证

学校就业指导中心将于6月下旬和7月上旬分两批从省就业指导中心领回报到证并发给各学院(部)。报到证一式两联,学生持蓝色联,白色联装入档案,与成绩单、论文评定表等一起夹入该毕业生登记表内。

(五)党员档案

党委学工部、各已授权审批新党员的党总支须于6月14日前将已转为正式党员的2019届毕业生入党材料移交档案室。

(六)其它

如评优登记表、奖惩材料、实习成绩报告等需存入档案的材料,应一并夹入该毕业生登记表内。

二、毕业生档案去向说明

(一)已签订就业协议书(有报到证)毕业生档案

毕业生在与就业单位签订就业协议书时应仔细核对档案接收信息

1.单位接收毕业生户档关系(具有人事档案管理权限的国家机关、事业单位和国有企业):可以直接派遣,“报到证签往单位名称”直接填报中央、省直单位名称,档案随寄到就业单位

2.单位不接收毕业生户档关系,由单位委托省(市)级公共就业和人才服务机构进行人事代理:报到证签往单位名称填报公共就业和人才服务机构名称,档案随寄到公共就业和人才服务机构

3.单位不接收毕业生户档关系,由毕业生自理:“报到证签往单位名称”原则上填报生源地毕业生就业主管部门名称,档案随寄返回原籍

(二)未签订就业协议书(有报到证)毕业生档案

未签订就业协议书毕业生(包括准备出国留学的毕业生),“报到证签往单位名称”原则上填报生源地毕业生就业主管部门名称,档案随寄返回原籍

(三)考研升学毕业生档案

考研升学毕业生凭调档函,个人确认档案邮寄地址。由各学院(部)毕业生档案工作负责人收集调档函,请各院(部)于6月21日前统一移交到档案室(复印件也可),务必可以清晰看到地址。

(四)延期毕业学生档案

延期毕业的学生档案,留存档案室,直至其毕业。

(五)未毕业学生档案

因各种原因不能毕业的学生,其档案在自入学之日起八年学籍有效期内,保留在档案室。超出学籍有效期后,档案室不再有继续保管其档案的义务。

三、毕业生档案归档工作流程

(一) 毕业生信息报备

各学院(部)须于6月6日前向档案室提交《毕业生档案派遣信息表》及《毕业生档案材料登记表》电子版,纸质版于毕业材料移交当天打印签字盖章并提交。(详见附件1《毕业生档案档案派遣信息表》及附件3《毕业生档案材料登记表》)。

(二)就业派遣、考研升学毕业生

1. 毕业生零散档案材料移交

毕业生零散档案材料包括在校期间的奖惩材料和党员发展材料。请各学院(部)负责老师务必于6月15日前将需归档的毕业生零散档案材料送交档案室,并填写《移交零散档案材料介绍信》和《移交零散档案材料清单》(见附件2)。

2.毕业生档案材料移交

毕业生档案材料包括毕业生登记表、毕业成绩单、本科生毕业论文(设计)评定表和报到证。学院(部)学生档案负责人在整理毕业生档案时,要确保所有归档材料的手续完备,须有“签名、日期、公章”等。办理档案移交时,请将同一学生的所有材料归集到一起,所有材料需严格按照《毕业生档案材料登记表》(见附件3)顺序排序。

3.考研升学毕业生调档函移交

请各学院(部)负责老师在办理毕业生档案移交的同时,统一移交考研升学毕业生的调档函,并根据调档函要求做好毕业生档案的归档及装袋工作。

4.毕业生档案装袋

各学院(部)负责毕业生档案的老师,须组织五至六名学生按照统一安排的时间到档案室装档。进档案室装档之前,务必按要求仔细盘点,认真核对。

5.毕业生档案密封分拣

所有档案装档完毕后密封,然后分拣,须按考研升学、就业派遣毕业生档案、未毕业学生档案等三种类别分拣,如有特殊情况须按要求做登记及备注。

6.毕业生档案邮寄

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及教育部、国家保密局等单位发出的相关规定和通知,学生档案不属于国家秘密载体,不适于机要通信渠道寄递范围,自2015年6月1日起,各级机要通信机构停止收寄和投递所辖各大专院校、人社部门及所属各级人才交流中心的各类“学生档案”。我校毕业生档案将通过邮政EMS寄送。

档案室与邮局对接,将毕业生档案派遣数据传递至快递公司,快递公司做编号处理后,到现场交接,EMS发送。

7.毕业生档案跟踪服务

交EMS投递后,快递公司在一周内反馈投递信息清单,清单包括EMS投递号、接收单位、接收人姓名、接收时间等必要信息。学生可在校园网教学平台专栏“毕业生档案查询”处查询个人档案投递信息,查询网址http://www.bnuz.edu.cn/。(注意:EMS单号信息仅供4个月的查询器,过期投递信息将被删除。)

与此同时,EMS投递成功后,会发送投递信息至《就业派遣毕业生明细表》里学生预留的手机号。请学生务必在确认档案成功投递后,到档案接受地查询确认,办理档案托管手续。

四、延期毕业学生档案办理

延期毕业的学生档案,留存档案室,直至其毕业。在学生拿到毕业证后,学院(部)须让学生填写毕业生登记表并盖章,打印毕业成绩单,与毕业论文评定表一起,交档案室装入档案,以免学生在提取档案时因档案资料不全而临时补办带来的不便。

五、退学学生档案办理

因各种原因不能毕业或申请转学的学生,其档案在自入学之日起八年学籍有效期内,保留在档案室。超出学籍有效期后,档案室不再有继续保管其档案的义务。退学的学生可凭教务办公室开具的“退学证明”提取档案。超出学籍有效期的档案,学生可凭身份证领取档案。

六、归档时间

各学院(部)从6月26日起到档案室装档,具体时间安排见下表:

时间

内容

备注

6月26日

文学院、设计学院

第一批毕业生档案归档及邮寄

6月27日

管理学院、艺术与传播学院

6月28日

外国语学院、法律与行政学院

7月1日

应用数学学院、工程技术学院

7月2日

不动产学院、信息学院

7月3日

教育学院、物流学院

7月4日

国际商学部、运动与休闲学院

7月5日-

7月9日

第二批毕业生档案归档及核对

7月10日

清理统计遗留档案,接收编辑快递信息

7月11日

校园网上教学平台专栏快递信息查询系统开通

7月12日后

处理后续问题

如对上述安排有任何疑问,请及时与校办档案室成倩仪老师沟通,联系电话:6126759。

附件1 《毕业生档案派遣信息表》

附件2 《移交零散档案材料介绍信》和《移交零散档案材料清单》

附件3 《毕业生档案材料登记表》          

         

北京师范大学珠海分校学校办公室

                                2019年5月21日