校内各单位：

为做好我校2018届毕业生档案的归档工作，现将归档工作的有关事项通知如下：

一、归档内容及要求

(一)毕业生登记表

各学院（部）须在毕业生登记表封面右上角用铅笔填写学号，登记表内各项应逐项按要求填写，各时间栏不能空白，且不能出现先后顺序的时间逻辑错误。学校审核意见栏需加盖学校公章，请各学院（部）在教务处加盖毕业资格审核章后及时与校办联系，盖章后的登记表分专业按学号（从小到大）依次排序。

(二)毕业成绩单

加盖印章的毕业成绩单，夹入该毕业生登记表内。

(三)本科生毕业论文（设计）评定表

注明装入学生档案的一份毕业论文评定表（不能是复印件），与成绩单一起夹入毕业生登记表内。特别提醒：院级优秀论文须教学院长签字并加盖学院（部）公章，校级论文须再加教务办公室主任签字。

(四)报到证

学校就业指导中心将于6月下旬和7月上旬分两批从省就业指导中心领回报到证并发给各学院（部）。报到证一式两联，学生持蓝色联，白色联装入档案，与成绩单、论文评定表等一起夹入该毕业生登记表内。

(五)党员档案

党委学工部、各已授权审批新党员的党总支须于6月15日前将已转为正式党员的2018届毕业生入党材料移交档案室。

(六)其它

如评优登记表、奖惩材料、实习成绩报告等需存入档案的材料，应一并夹入该毕业生登记表内。

二、毕业生档案去向说明

(一)暂缓就业毕业生档案

暂缓就业毕业生档案统一移交到广东省高等学校毕业生就业指导中心，可暂时保存两年，两年后未办理就业报到的毕业生档案，将由省就业指导中心统一派回毕业生生源地原籍。

(二)已签订就业协议书（有报到证）毕业生档案

毕业生在与就业单位签订就业协议书时应仔细核对档案接收信息。

1.单位接收毕业生户档关系(具有人事档案管理权限的国家机关、事业单位和国有企业)：可以直接派遣，“报到证签往单位名称”直接填报中央、省直单位名称，档案随寄到就业单位；

2.单位不接收毕业生户档关系，由单位委托省（市）级公共就业和人才服务机构进行人事代理：“报到证签往单位名称”填报公共就业和人才服务机构名称，档案随寄到公共就业和人才服务机构；

3.单位不接收毕业生户档关系，由毕业生自理：“报到证签往单位名称”原则上填报生源地毕业生就业主管部门名称，档案随寄返回原籍。

(三)未签订就业协议书（有报到证）毕业生档案

未签订就业协议书毕业生（包括准备出国留学的毕业生），“报到证签往单位名称”原则上填报生源地毕业生就业主管部门名称，档案随寄返回原籍。

(四)考研升学毕业生档案

考研升学毕业生凭调档函，个人确认档案邮寄地址。由各学院（部）毕业生档案工作负责人收集调档函，统一移交到档案室。

(五)延期毕业学生档案

延期毕业的学生档案，留存档案室，直至其毕业。

(六)未毕业学生档案

因各种原因不能毕业的学生，其档案在自入学之日起八年学籍有效期内，保留在档案室。超出学籍有效期后，档案室不再有继续保管其档案的义务。

三、毕业生档案归档工作流程

(一) 毕业生信息报备

各学院（部）须于6月22日前向档案室报备毕业生信息，包括就业派遣毕业生、暂缓就业毕业生、其他学生三个工作表，电子版与纸质版同时报送，纸质版用A4纸横向排版打印。详见附件1《毕业生档案档案派遣信息表》。

(二)暂缓就业毕业生

1.每名申请暂缓就业的学生填写暂缓就业协议书一式两份，须签名盖章。

2.学院（部）从就业指导中心领到暂缓就业条码后，按学生姓名剪开（一式四联），撕下前两联分别贴在对应的毕业生暂缓就业协议书“条码粘贴处”，第三联请勿撕开，连同就业协议书用回形针别在该毕业生登记表上，第四联学院（部）留存备用。

3.暂缓协议一份交学生本人，一份交档案室。到档案室装档时，取下暂缓条码贴在毕业生档案封面的左上角，暂缓协议书用回形针别在档案袋外，其余毕业资料装入档案。（特别注意：暂缓协议书不装入档案内，须确保协议书与档案袋上的条码及档案袋上的学生姓名一致。）

4.暂缓就业毕业生档案分拣后，密封档案，将协议书与档案按条码后四位由小到大依次排序，根据就业系统终端打印的交寄单核对后打包送省就业指导中心。

(三)就业派遣、考研升学毕业生

1.毕业生零散档案材料移交

毕业生零散档案材料包括在校期间的奖惩材料和党员发展材料。请各学院（部）负责老师务必于6月15日前将需归档的毕业生零散档案材料送交档案室，并填写《移交零散档案材料介绍信》和《移交零散档案材料清单》（见附件2）。

2.毕业生档案材料移交

毕业生档案材料包括毕业生登记表、毕业成绩单、本科生毕业论文（设计）评定表和报到证。学院（部）学生档案负责人在整理毕业生档案时，要确保所有归档材料的手续完备，须有“签名、日期、公章”等。办理档案移交时，请将同一学生的所有材料归集到一起，同一专业学生严格按照学号从小到大排序，并填写《毕业生档案材料登记表》（见附件3）。

3.考研升学毕业生调档函移交

请各学院（部）负责老师在办理毕业生档案移交的同时，统一移交考研升学毕业生的调档函，并根据调档函要求做好毕业生档案的归档及装袋工作。

4.毕业生档案装袋

各学院（部）负责毕业生档案的老师，须组织五至六名学生按照统一安排的时间到档案室装档。进档案室装档之前，务必按要求仔细盘点，认真核对。

5.毕业生档案密封分拣

所有档案装档完毕后密封，然后分拣，须按暂缓就业毕业生档案（按暂缓就业档案条款执行）、就业派遣毕业生档案、未毕业学生档案等三种类别分拣，如有特殊情况须按要求做登记。

6.毕业生档案邮寄

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及教育部、国家保密局等单位发出的相关规定和通知，学生档案不属于国家秘密载体，不适于机要通信渠道寄递范围，自2015年6月1日起，各级机要通信机构停止收寄和投递所辖各大专院校、人社部门及所属各级人才交流中心的各类“学生档案”。我校毕业生档案将通过邮政EMS寄送。

档案室与邮局对接，将毕业生档案派遣数据传递至快递公司，快递公司做编号处理后，到现场交接，EMS发送。

7.毕业生档案跟踪服务

交EMS投递后，快递公司在一周内反馈投递信息清单，清单包括EMS投递号、接收单位、接收人姓名、接收时间等必要信息。学生可在校园网教学平台专栏“毕业生档案查询”处查询个人档案投递信息，查询网址http://www.bnuz.edu.cn/。(注意：EMS单号信息仅供4个月的查询器，过期投递信息将被删除。)

与此同时，EMS投递成功后，会发送投递信息至《就业派遣毕业生明细表》里学生预留的手机号。请学生务必在确认档案成功投递后，到档案接受地查询确认，办理档案托管手续。

四、延期毕业学生档案办理

延期毕业的学生档案，留存档案室，直至其毕业。在学生拿到毕业证后，学院（部）须让学生填写毕业生登记表并盖章，打印毕业成绩单，与毕业论文评定表一起，交档案室装入档案，以免学生在提取档案时因档案资料不全而临时补办带来的不便。

五、退学学生档案办理

因各种原因不能毕业或申请转学的学生，其档案在自入学之日起八年学籍有效期内，保留在档案室。超出学籍有效期后，档案室不再有继续保管其档案的义务。退学的学生可凭教务办公室开具的“退学证明”提取档案。超出学籍有效期的档案，学生可凭身份证领取档案。

六、归档时间

各学院（部）从6月26日起到档案室装档，具体时间安排见下表：

如对上述安排有任何疑问，请及时与校办档案室胡颀老师沟通，联系电话：6126759。

附件：1.毕业生档案派遣信息表

    2.移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单

    3.毕业生档案材料登记表

学校办公室

2018年5月18日