北京师范大学珠海分校学生档案管理办法

文章来源:       时间:2018年01月18日  点击次数:   [ 字体:  ]  

北京师范大学珠海分校学生档案管理办法

第一章

第一条为进一步加强学生档案管理工作,实现学生档案管理标准化、规范化、科学化,不断提高学生档案管理工作水平,充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关管理规定,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称的学生档案,是记述和反映学生个人经历、德才能绩等各方面情况,以学生个人为单位集中保存备查的真实的历史记录,是全面了解学生情况以及选拔、使用人才的重要依据。

第三条 学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则,实行归口负责和统一管理相结合。

第四条档案室集中统一管理学校的学生档案,负责学生档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和转递工作,加强对学生档案工作的业务指导和监督,定期进行档案业务培训。

第五条学院(部)和相关部门应高度重视学生档案工作,要制定相应的管理制度,明确主管领导,保证具体工作人员的稳定性。并将学生档案工作纳入单位工作计划和相关人员的职责范围,定期进行检查总结。

第二章 学生档案的收集范围

第六条为使学生档案适应国家人事工作的需要,在校期间学生档案应不断充实内容,毕业时学生档案中应有以下材料:

(一)入学档案材料:普通高等学校招生报名登记表、高考成绩单、考生体格检查表等报考材料;高中毕业生登记表或学籍表、高中成绩记录表;参加党团组织的材料及其它有关重要材料等。

(二)在校期间形成的档案材料:学生入学登记表、学籍变动申请表、军训考核登记表、年终综合考评登记表,奖学金申请表、三好学生、优秀干部、优秀党团员登记表等奖惩材料,参加党团组织的材料及其它有关重要材料等。

(三)毕业档案材料:毕业生登记表、主(辅)修成绩表、毕业实习鉴定表、毕业论文评定表、获得学位的记录材料、体检表、教师资格认定申请表、贷款还款确认书、优秀毕业生登记表、毕业生就业通知书等其它材料。

第三章 学生档案的移交和归档要求

第七条教务处、学生处应在新学年开始两周内向学生档案室提供新生电子信息数据库和新生名册。学生档案及归档材料的移交,应遵照以下规定进行。

(一)入学档案材料的归档:新生档案由学院(部)负责接收。档案人员要根据归档范围认真审核,对于必须归档而又短缺的材料要做好记录并及时书面通知原单位或向其本人催要。各单位应于每年11月30日前,将新生档案移交到档案室。

(二)在校档案材料的归档:在校期间形成的学籍、奖惩、党团等档案材料,应随时归档。

(三)毕业档案材料的归档:毕业材料应在每年6月30日前移交到档案室。

第八条各学院(部)、各单位向档案室移交的归档材料必须是已经办理完毕的正式文件材料。

归档材料内容必须真实,齐全完整,文字清晰,要有形成材料的单位和时间。凡规定由组织审查的材料,必须有组织审核意见,领导签字,加盖单位公章;个人的文字材料必须有本人签名。

学生档案材料的载体统一使用A4规格的办公用纸,材料左边应留有20-25毫米装订边,手工书写时应使用黑色或蓝黑墨水的笔。材料内容有更改的地方,在更改处要有经办人的签名并加盖单位公章。

第九条归档材料移交时,应由负责学生档案工作的老师按照归档材料清单认真核对,准确填写,亲自与档案室接收人当面点清,双方签字盖章。移交清单一式两份,档案室和移交单位各保存一份。

如移交材料不符合归档要求,接收方有权拒收,移交单位应当按档案管理规定重新组织办理补交。

第四章 学生档案的转递

学生毕业(结业、肄业)、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后,应当及时办理档案转递手续。

学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用信封,经严格密封后通过邮局寄送、转递,必要时可派专人送取,不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

第十 转到其他学校学习的学生,有关学院应当在接到学生转学通知后及时办理学生档案转递,填写《档案转递单》,送交档案室。由档案室通过邮局寄发的,自寄发之日起1个月未收到回执者,档案室应与档案接收单位联系,加以确认。

由其他学校转入我校的学生,有关学院在收到学生档案后要认真检查验收,经核对无误后及时将回执寄回对方,并将转入学生档案送交档案室。

第十 毕业生的档案转递,由招生就业处提供就业信息数据库和就业表,档案室根据就业信息打印转递档案材料通知单和转递档案地址,并通过邮局及时转递。毕业生档案的转递,按以下规定进行。

(一)已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生,其档案寄送至毕业生报到单位人事部门。

(二)考取外校研究生的毕业生,其档案寄送至录取院校。

(三)因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生,其档案由档案室按规定寄送至生源所在地人事部门代管。

(四)办理暂缓就业的毕业生,其档案由档案室统一送交到广东省高等学校毕业生就业指导中心。

(五)毕业生到就业单位报到后,应立即向报到单位查询本人档案是否收到,如未收到,应及时向档案室反映。档案室应认真负责查询毕业生档案转递去向。

第十 退学、肄业等学生在办理学籍变更手续前已形成的档案材料,所在学院(部)要在学生离校前及时将其档案材料移交档案室。由教务处在学生本人办理完离校手续后书面通知档案室其档案转递地址,由档案室按照有关规定及时转递。

第十 遗留学生档案的管理,对于因出国留学等各种原因遗留在学校的学生档案的管理,其档案继续由档案室保存、代管。

第十 毕业生或其他离校学生的档案,在转递过程中因特殊原因造成档案遗失,档案室应及时采取相应补救措施。

第五章 学生档案的利用

第十 学生档案的查阅,应遵照以下规定。

(一)从事学生教育与管理工作的学校有关部门和学院负责人、辅导员、班主任等相关人员,因工作需要可在档案室工作人员在场的情况下查阅学生档案,并按规定予以登记。

(二)校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案的,须提供所在部门或单位出具的书面证明,到档案室查阅学生档案,并按规定予以登记。

(三)校外人员因工作需要查阅学生档案,应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信,出具有关身份证明,说明查询内容及目的,到档案室查阅学生档案,并按规定予以登记。

(四)档案室工作人员应当在查阅者归还档案时,认真核对、清点档案材料。

第十 学生档案一般不予借阅,确因工作需要必须借阅的,应当由借阅单位出具证明,填写《学生档案借阅审批表》,说明借阅理由及归还时间,经学院主管负责人批准后办理借阅手续。

学生档案借阅时间一般不得超过7天。外借档案归还时,档案管理人员应根据档案目录核对材料,履行归还手续。

第十 查(借)阅学生档案时,应当严格遵守保密制度和阅档规定,不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第十 学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因需要复制有关本人档案证明材料,应当由学生本人书面申请,说明需要何种证明材料和使用意图,经学院主管负责人批准后,由档案管理人员按规定办理。

由他人代办的,需出具书面委托和代办人身份证明,方可按规定办理。

第六章 学生档案工作的管理和检查

二十 档案室要改进和完善学生档案管理的各项规章制度,抓好学生档案管理队伍建设,定期组织业务辅导和培训,不断提高学生档案管理工作水平,推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

第二十 每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内,档案室要部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作。

第二十 凡有违反有关档案管理规定,在工作中存在失职、渎职行为,造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的,学校将按照规定严肃查处;情节恶劣、后果严重构成犯罪的,要追究当事人的法律责任。

第七章 附则

第二十 本办法由学校档案室负责解释,自公布之日起施行。