新生档案的移交
1.印刷档案袋
每年9月份开学后，档案室需提前联系厂家，印刷档案袋（可根据招生人数进行调整）。
2.发布报送新生档案材料的通知
9月份中旬拟写报送新生档案材料的通知，提出档案移交的时间和具体要求。
3.发放档案袋
各学院部根据报送新生档案材料通知，填写《新生档案材料登记表》，在规定时间前到档案室领取新生档案袋，档案室需做好领取登记。
4.接收新生档案
根据报送新生档案材料通知，在规定时间内接收各学院部移交的新生档案，一般应于每年11月30日前完成新生档案接收。档案室工作人员在接收时，应根据《新生档案材料登记表》做好档案清点、信息核对。
5.新生档案核查
新生档案移交后，档案室应集中对每份学生档案内容进行核查。对于必须归档而又短缺的材料做好记录，并及时书面通知原单位在规定的时间内补充相应材料。如若无法补充，需由原单位提交书面说明。
6.补充新生材料
原单位在规定时间期限内补充材料，并开具《移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单》由专人到档案室进行移交，档案室清点、信息核对并归档。
毕业生档案的移交与转递
1.发布毕业生档案归档通知
每年5月份，拟写毕业生档案归档通知，提出毕业生档案移交的时间和具体要求。
2.收集党员档案
5月份下旬，联系各学院部党员档案负责人，了解各单位预计移交党员档案移交时间，一般应于每年6月10日前完成学生党员档案（密封且盖章）的移交。档案室工作人员在接收时，应根据学院部出具的《移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单》，做好档案清点、信息核对。
3.毕业生材料归档及转递
（1）6月份下旬，根据毕业生档案归档通知，再次了解各学院部的工作情况，如有必要，事先做好学院部移交时间的调整。
（2）根据移交时间，各学院部带着《毕业生档案派遣信息表》、《毕业生档案材料登记表》和学生的毕业材料分批到档案室装档。档案室需做好监督与指导工作，并根据学生不同情况将档案分为两类：
①就业派遣毕业生（包括考研升学）。归档材料包括：毕业生登记表、论文评定表、成绩单、就业通知书、党员档案（考研升学学生没有就业通知书，档案室同时需要向各学院部收集学生考研调档函，以备查考）。
针对这部分学生，档案室根据各学院部提交的《毕业生档案派遣信息表》，填写档案邮寄信息， 整理后发送给邮局，打印邮寄快递单。每年7月初，安排学生档案邮寄。
②其他学生。包括未毕业学生和延迟毕业学生，档案暂时留存在档案室。其档案转递方式参照零散档案的转递。
4.信息整理
（1）一般邮局在档案邮寄半个月后反馈邮寄信息。档案室整理派遣信息，将数据上传到“毕业生档案去向查询”系统。
（2）其他学生的数据，需整理并登记到《遗留档案》数据表中。
三、零散档案的转递
学生人事档案转递，凭个人有效证件办理；委托他人办理的，需提供委托书、委托人有效证件复印件和代办人有效证件复印件。同时，办理转递登记手续。
1.延迟毕业生档案转递
（1）毕业材料包括毕业生登记表、论文评定表或学分互认表、成绩单和就业通知书（即报到证）并且盖章齐全（毕业生登记表上四个章：校章、院章、准予毕业章、授予学位章；成绩单上两个章：准予毕业章、授予学位章）。
特殊情况：若无法提供某项必要材料，需由学院提交书面说明，加盖学院（部）分党委公章，及学校相关部门提供证明材料，两份材料一并放入档案中。
（2）学院部负责毕业生档案的老师密封上述材料，携带上述材料及《移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单》到档案室办理档案转递登记手续。
（3）档案室将核对清单上材料是否相符并放入学生档案袋内，用封条封口、盖章，并根据就业通知书中的档案去向，通过邮局EMS毕业生专用通道邮寄学生档案。
（4）如果没有就业通知书，学生需事先联系好档案接收单位，并提交由档案接收单位出具的“调档函”。档案室开具《档案材料转递通知单》，并根据“调档函”通过邮局EMS毕业生专用通道邮寄学生档案。
（5）无就业通知书或调档函不可转递档案。
2.退学学生档案转递
（1）学生自行考虑是否需要在校期间的成绩单，如果需要，学生应提前到教务处打印个人成绩单，并提供“退学证明”原件及存根，再到档案室办理档案转递。
（2）学生携带上述材料到档案室办理档案转递登记手续。档案室将资料放入学生档案袋内，用封条封口、盖章。
（3）学生需事先联系好档案接收单位，并提交由档案接收单位出具的“调档函”。档案室开具《档案材料转递通知单》，并根据“调档函”通过邮局EMS毕业生专用通道邮寄学生档案。
（4）无调档函不可转递档案。
3.转学学生档案转递
（1）学生自行考虑是否需要在校期间的成绩单，如果需要，学生应提前到教务处打印个人成绩单，并提供“转学备案表”和“学籍变动转单”复印件，再到档案室办理档案转递。
（2）学生携带上述材料到档案室办理档案转递登记手续。档案室将资料放入学生档案袋内，用封条封口、盖章。
（3）学生需事先联系好档案接收单位，并提交由档案接收单位出具的“调档函”。档案室开具《档案材料转递通知单》，并根据“调档函”通过邮局EMS毕业生专用通道邮寄学生档案。
4.结业学生档案转递
（1）结业材料包括毕业生登记表、论文评定表（通过论文答辩）和成绩单。
（2）学院负责毕业生档案的老师密封上述材料，携带上述材料及《移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单》到档案室办理档案转递登记手续。
（3）档案室将核对清单上材料是否相符并放入学生档案袋内，用封条封口、盖章。
（4）学生需事先联系好档案接收单位，并提交由档案接收单位出具的“调档函”。档案室开具《档案材料转递通知单》，并根据“调档函”通过邮局EMS毕业生专用通道邮寄学生档案。
（5）无调档函不可转递档案。
5.学生档案自提
（1）原则上不允许学生自提人事档案。
（2）如果就业单位要求自提，学生本人可携带单位调档函（调档函上注明同意自提字样）到档案室，在阅知《学生档案自提承诺书》并签字后，可将档案自行提走。（★注意：本人不能拆开档案。本人拆开档案引发的一切后果由学生本人负责）
四、学生档案的利用
1.学生档案查询
（1）档案去向查询
①毕业生档案查询系统
北师珠官网首页——机构设置——档案室——毕业生档案查询（http://dangan.bnu z.edu.cn/）
②电话咨询
学生如在系统里查不到个人档案去向信息，可致电档案室（0756-3683062），提供姓名、学号、毕业年份，查询档案去向。
（2）遗留档案查询
学生提供的入学年级、姓名或学号，可查询其学生档案是否仍保留在学校。
（3）校内相关单位查阅学生档案
①校内相关单位因工作需要查阅学生档案需出具《查阅档案材料介绍信和查阅档案材料清单》。
②由单位工作人员到档案室进行查阅，并办理利用登记手续。
③阅档时不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料，未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
（4）校外单位政审查阅学生档案
①校外单位提前向档案室预约查阅档案的时间。
②校外单位查阅学生档案，应当由2人以上持单位介绍信（写明查阅学生档案的事由、查阅人身份），出具有关身份证明。到档案室进行查阅，并办理利用登记手续。
③校外单位查阅未毕业学生档案，需先到学院（部）了解待查学生在校期间的情况（因其在读期间的材料要到毕业时才能一并归档），经学院（部）同意，将学生姓名和学号写在查档单位的介绍信上，并加盖学院（部）分党委公章后，方可到档案室进行查阅，并办理利用登记手续。
④若校外单位无法来校查阅档案，可委托学院查档并摘录填写政审意见表。受委托老师过来查档时需要出具政审单位的介绍信及个人身份证明（职员证/卡）。查阅完毕，由档案室在政审意见表上盖条章，学院（部）加盖分党委公章。
⑤阅档时不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料，未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。
2.学生档案借阅（仅限校内工作单位）
（1）学生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具《借出档案材料介绍信和借出档案材料清单》，经学院主管学生工作的副书记签名后办理利用登记手续。
（2）归还时，填写《移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单》，档案室人员需根据档案目录核对材料，做好归还登记。
（3）原则上学生档案外借时间不得超过7天（含节假日），且不得擅自将借出档案转借他人。借阅期间，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料，未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
3.学生档案补充（仅限校内工作单位）
（1）补充材料包括学生高中材料、党员材料、奖惩材料、延毕学生的毕业材料、留学返校学生的国外毕业材料等。
（2）学院老师或校内工作人员密封上述材料，携带材料及《移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单》到档案室办理利用登记手续。
（毕业生）移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单.docx
（在校生）移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单.docx
移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单.docx
借出档案材料介绍信和借出档案材料清单.docx
查阅档案材料介绍信和查阅档案材料清单.docx
