北京师范大学珠海分校声像档案管理办法

文章来源:       时间:2018年01月18日  点击次数:   [ 字体:  ]  

北京师范大学珠海分校声像档案管理办法

1. 引言

声像档案是学校档案的组成部分,能真实地记录学校的历史面貌,生动、形象地再现学校各项工作的成果。为提高声像档案工作的质量和管理水平,充分开发利用声像档案信息资源,有效地为学校各项工作服务,根据教育部颁发的《高等学校档案管理办法》、《数码照片归档与管理规范》等法规与标准,结合我校实际,制定本办法。

2. 总则

2.1凡是能反映学校主要职能活动和历史发展的、具有保存价值的、以声音画面等方式记录的各种专门载体及与之相配套的文字材料,均属声像档案。

2.2声像档案应实行集中统一管理,确保档案的完整、准确,系统与安全,便于开放利用。

2.3声像档案工作应列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。

2.4声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中,与各项工作紧密结合,实行拍摄、制作和建档的同步管理。任何部门和个人不得把声像档案据为己有。

2.5声像档案的形成部门,应指定专人负责做好声像档案的整理与归档工作。

2.6学校档案室及有关部门应充分利用计算机和多媒体等新技术,开展声像档案的管理和利用工作。

2.7凡在职务活动中形成的声像材料不得擅自销毁。

3. 归档

3.1 归档范围

3.11凡是反映学校重要活动和历史发展、对学校和社会具有参考价值和凭证作用的声像材料均应归档。具体范围见附件。

3.12归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。

3.13声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视片、缩微胶片、光盘等。

3.14不归档的声像文件材料

l 不能反映本校工作、活动的声像材料;

l 音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料;

l 重份声像材料(不包括按规定必须保留的复制件)。

3.2归档要求

3.2.1凡是归档的声像材料,必须符合图像清晰、声音清楚、配有文字说明等要求。文字说明主要应包括声像材料的内容简介即反映的人物、事件,以及拍摄时间和地点,制作单位及人员等。

3.2.2归档的声像材料应符合主题突出,题材生动、完整、准确、系统、配套,保持声像载体与其他载体之间自然联系等要求。

3.2.3归档的声像材料必须是原版、原件。为方便利用与保护档案原件,可另归一套复制件。

3.3归档分工

3.3.1各单位、各部门应把声像材料的收集、整理、归档工作纳入本部门的岗位职责,明确专人负责,按规定向档案室归档。

3.3.2 综合管理材料,由学校办公室、新闻中心等负责整理归档。

3.3.3制作项目的文件材料和声像制品,由制作项目单位或个人负责整理归档。

3.3.4 两个以上单位共同制作的,由主办单位负责整理归档。

3.3.5外单位制作的反映本校活动的声像载体材料,由新闻中心负责收集和整理归档。

3.4归档时间

声像材料形成部门应按档案室的规定时间(每年6月底前)归档。

3.5归档手续

声像档案形成部门应在规定时间向档案室办理移交手续,填写移交目录,一式二份,写明声像材料的名称、数量、移交时间和交接人员,双方签名后各执一份备查。

4. 声像档案的管理

4.1分类编号

4.11根据声像档案不同的载体,按声像档案二级类目(载体)代号简表分类,确定档号。

4.12声像档案号=年度号+声像档案类别代号+载体代号+件号。

xxxx    —     SX           xx     —   xxxx

|              |             |             |

年度号   声像档案类别代号   载体代号      件号

年度号:声像档案归档年度,以四位阿拉伯数字标识,如2015

声像档案类别代号:实物档案分类编号,以SX”标识

载体代号:常见的有:12”标识照片类,“13”标识录音带类,“14”标识录像带类,具体见《北京师范大学珠海分校档案实体分类法》。

件号:每件实物档案的流水编号,以四位阿拉伯数字标识,从0001”开始

4.2编目

4.2.1档案部门对接收进馆的声像档案在装具指定位置或脊背上填写档号,也可另行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。

4.2.2按不同载体档号先后顺序,编制声像档案目录。

4.3保管

4.3.1不同类型载体的档案按各自档号顺序分别排架。

4.3.2声像档案库房应做到恒温、恒湿、清洁,温度在13℃~21℃,昼夜波动幅度为±3℃。相对湿度应保持在35%45%,最高不应超过60%,昼夜波动幅度为±5℃为宜,要有专用设备和必要的保护措施。

4.3.3照片、底片要定期进行检查,有发黄、发霉、变质等现象时,要及时进行技术处理。

4.3.4录音、录像带使用完毕后应及时倒带,并马上入盒,以防止污染。要定期进行检查,如发现变形、断裂、磁粉脱落等现象,应及时补救。需长期、永久保管的声像资料,在保管一定时间后,应转录复制。

4.4利用

参见《北京师范大学珠海分校档案管理办法》和《档案借阅利用制度》的相关规定。

 

附件:声像档案归档范围和保管期限表


:声像档案归档范围和保管期限表

党政管理

序号

类目名称

保管期限

1

上级领导人以及社会知名人士来校视察、参观、访问等声像材料

永久

2

反映校级主要党政领导任职期间重要活动的工作照和重要声像材料

永久

3

本校召开的重要会议的声像材料:包括党代会、团代会、妇代会、教代会、学代会、先进表彰会及党政

永久

4

校庆和其他重要纪念、庆祝活动中形成的重要声像材料

永久

5

学校专题新闻

永久

6

反映本校民主党派及无党派人士重大活动的声像材料

30

7

反映本校港、澳、台同胞和归侨重大活动的声像材料

30

教学类

序号

类目名称

保管期限

1

毕业生集体照

永久

2

反映著名专家、教授、优秀教师教学活动的声像材料

永久

3

精品课程、骨干课程的声像材料

永久

4

有关重点学科与重点实验室建设的声像材料

永久

5

重要教学工作会议的声像材料

永久

6

本校编制的声像教学材料

30

7

本校师生获得重大奖项的声像材料

永久

科研工作类

序号

类目名称

保管期限

1

获国家、部、省、市级奖励科研项目的声像材料

永久

2

重要学术活动和科研成果颁奖仪式的声像材料

永久

3

重要科研工作会议的声像材料

永久

4

获奖科研成果样品的声像材料

30

5

重点、大型科研课题评审鉴定会声像材料

30


外事工作类

序号

类目名称

保管期限

1

外国国家领导人、知名人士来校参观访问的声像材料

永久

2

外国留学生毕业照料

永久

3

外国留学生、外籍专家、教授在我校学习、工作、生活等情况的声像材料

30

4

我校领导、教师出国访问、进修、留学等文化交流的声像材料

30

5

我校主持召开的国际性学术会议的声像材料

永久

产品类

序号

类目名称

保管期限

1

获国家、部委、省市级奖励产品或荣获名、特、优产品的声像材料

永久

2

重要产品样品的声像材料

30

基建类

序号

类目名称

保管期限

1

反映学校校园建设的声像材料

永久

2

重大基建项目开竣工典礼的声像材料

永久

人物类

序号

类目名称

保管期限

1

历任党委书记、校长的重要声像材料

永久

2

本校两院院士、终身教授和其他著名专家教授的重要声像材料

永久

3

本校全国劳动模范和先进工作者的重要声像材料

永久

4

著名校友的重要声像材料

永久

5

杰出学生的声像材料

永久