北京师范大学珠海分校实物档案管理办法

文章来源:       时间:2018年01月18日  点击次数:   [ 字体:  ]  

北京师范大学珠海分校实物档案管理办法

1. 引言

法规定了学校各单位在公务活动中产生的,具有保存和参考利用价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用和移交的原则和方法。

2. 归档

2.1归档范围

凡是本单位在行使职能活动时,形成、获得或者收集的,对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围,实物档案归档范围如下:

2.1.1应进馆实物档案归档范围

1本单位获得的省部级(含)以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。

2本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。

3本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。

4其它有重要保存利用价值的实物。

2.1.2非进馆实物档案归档范围

1本单位获得的(2.1.1的第一条规定范围之外)各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。

2本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。

3其它有一般保存利用价值的实物。

2.2归档要求

2.2.1实物档案应在形成或获得实物一个月内向档案室办理实物档案登记,任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。

2.2.2归档实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

2.2.3归档的实物档案应保持整洁、无破损。

2.3移交接收

2.3.1档案室负责对应归档的实物档案进行检查,确保实物档案符合归档要求。

2.3.2移交档案时,应办理移交手续,清点后交接双方在移交清册上签字。

3. 整理

3.1分类

实物档案原则上按实物形状分类,实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别。

3.2编号

3.2.1实物档案按实物形状结合级别,依其时间先后顺序排列。

3.2.2实物档案按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水号。需进馆与不需进馆的实物档案应分别编号。

3.2.3实物档案应以为单位按一件一号原则进行编号,并在实物上粘贴归档章(见图1)。平面实物将归档章粘贴在实物右下方,立体实物将归档章粘贴在实物底部。归档章项目包括年度分类号、号。实物档案编号由档案室统一编制。

xxxx    —     SW xx      —     xxxx

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年度号   实物档案类别代号         件号

1   实物档案归档章样式

年度实物档案归档年度,以四位阿拉伯数字标识,如2015

分类号:实物档案分类编号,以SW”标识“实物档案”类;以“SW11”标识“平面实物”,以“SW12”标识“立体实物”

号:每件实物档案的流水编号,以三位阿拉伯数字标识,从001”开始

3.2.4归档章项目应用阿拉伯数字填写,书写材料应符合档案管理要求。

3.3编目

实物档案应按分类编号要求,将目录录入计算机,编制实物档案案卷目录(见表1。实物档案案卷目录包括案卷号、接收单位、题名、授予单位、授予年度、期限、类别、备注等项目。

1   实物档案归档目录样式

档号

接收单位

题     名

授予单位

授予

年度

保管

期限

类别

备注

案卷号:填写实物的件号。

接收单位:填写立档单位名称。

题名:填写实物名称。

授予单位:填写实物制作、颁发、赠予单位。

授予年度:填写实物制作、颁发、赠予年度。

期限:暂空。

类别:填写实物档案的种类名称,如:证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品。

备注:填写需要说明的事项。

4. 保管

4.1实物档案一般应专柜保管,对贵重的实物档案,要采取相应措施确保安全,移出档案室必须要履行签字手续。

4.2对实物档案应定期清点,做到帐物一致,发现问题及时查对清楚。

4.3实物档案应保持整洁,定期除尘,避免褪色,确保实物档案完好无损。

4.4存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜,要投放防虫剂;

4.5实物档案应使用数码相机数字化,并将形成的数码照片按《北京师范大学珠海分校声像档案管理办法》要求整理。

4.6奖状可卷成筒状保管,锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。

5. 利用

5.1利用实物档案必须严格履行登记手续。

5.2利用实物档案原则上只能使用实物照片,如确需使用实物档案原件,须写明利用目的,经移交单位分管领导批准方能利用。

5.3归还实物档案时,档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查,核查无误后方可签字注销。如发现损坏,应立即追究责任。

6. 移交

6.1移交时间

属于进馆范围的实物档案,应随本单位其他门类档案定期向学校档案室移交。

6.2移交要求

实物档案移交进馆时,一并移交下列材料:实物档案案卷目录(电子版1份);实物档案案卷目录(纸质版2份);归档说明。