北京师范大学珠海分校档案实体分类实施办法

文章来源:       时间:2018年01月18日  点击次数:   [ 字体:  ]  

北京师范大学珠海分校档案实体分类实施办法

第一章  编制说明

一、编制目的

为了适应我校档案工作发展的需要,统一我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范,根据《高等学校档案实体分类法》、《档号编制规则》,结合我校实际,制定本办法。

二、编制原则

第一,我校档案实体分类以学校全部档案为对象,按照档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

第二,在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

第三,类目设置必须有相对稳定性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。

第四,类目排列、档号结构的确定严格按从总到分,从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。

三、体系结构

本办法由编制说明和主表两部分组成。编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明,是使用本表的指南。主表由类目、标识符号、注释等组成。

(一)一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成,如“XZ”“XingZheng”(行政)的简称。

根据我校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十个一级类目,其标识符号、名称和主要内容如下:

DQ 党群

主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ 行政

主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

JX 教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY 科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

CP 产品生产与科技开发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

JJ 基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB 仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装 调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB 出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS 外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK 财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

(二)二级类目、三级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分,三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。我校二级类目、三级类目设置的标准详见主表,各立档单位不得随意变动。

二级类目、三级类目的标识,一般采用双位制。如:综合“11”,其余依次为1213……99,但1020……等带“0”的数字不用。

四、档号的编制

    档号是存取档案的代号,排架的依据,必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

(一)档号编制的原则

    档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,所有档案均不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不得随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

(二)档号结构、模式和标识

1.档号结构

档号包括全宗号、部门号、年度号、分类号、件号五个部分。

全宗号是指我校在社会活动中形成的档案有机整体。

部门号是我校各立卷部门的编号,由三位阿拉伯数字组成。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体,我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(部分档案的分类号由一、二、三级类目代号组成)。例如:党委会议记录的分类号,由一、二级类目组成为“DQ11”本科生学籍管理材料的分类号,由一级、二级、三级类目组成为“JXl314”

件号是文件的排列顺序号,是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。

2.档号的模式

本办法规定为:全宗号 + 部门号 + 年度号 + 分类号 + 件号

3.档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、部门号、年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“–”连结。

每类档号的件号从001开始编写。(历史档案是按卷整理,则标识案卷号

例如:校办2014年校长办公会记录编定为第10件,其档号可标识为:

              1   101  –  2014  –  XZ11  –   010  

              |      |        |         |          |    

           全宗号  部门号   年度号   分类号    件号 (案卷号)

五、关于声像载体档案的处理

声像载体档案主要包括学校在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片(底片)、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为学校档案的重要组成部分。从高校声像载体档案归档的内容看,基本不超出十个一级类目的范围,故没有将它与十个一级类目并列。

声像载体档案档号模式为: 年度号 + 声像档案代号(SX) + 载体代号(代码) + 内容代号(代码) + 保管单位号

载体代号、内容代号均采用双位制,具体代码详见主表。

   保管单位是声像载体档案最低限度的数量词,可以是卷、册、盒,也可以是张、件。

   例如:某中央领导同志1990年来校视察,录像带序号是102,照片册序号是23,则可分别标识为:

录像带档号    1 9 9 0   –   S X     1 4       –   102

照片档号      1 9 9 0   –   S X     1 2       –     23

               |            |        |               |

             年度号  声像档案代号  载体代号    顺序号


DQ 党群

11 党务综合 (分党委、总支、直属支部综合材料入此)

12 纪检

13 组织

14 宣传教育 (学生思想政治工作材料入此)

15 统战 (民主党派材料入此)

16 工会 (妇女工作材料入此)

17 团委 (学生社团材料入此)

XZ 行政

11 行政综合(学校评估、教代会、职代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此)

12 人事(师资工作材料入此)

13 监察审计

14 武装保卫(人防、军训材料入此)

15 总务 (房产、水电管理工作,爱国卫生、公费医疗、保健、计划生育工作,校园绿化工作,车辆工作,环保工作,维修工作,膳食管理工作,通讯工作等材料入此。)

11 资产处

12 后勤处

13 物业服务中心

14 网络信息中心

15 心理咨询中心

16 档案、文博

17 图书

JX 教学工作

11 综合

12 研究生教育(包括同等学历教育)

11 综合 (学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此)

12 学科与实验室建设 (专业设置材料入此)

13 招生

14 学籍管理(学生奖惩材料入此)

15 课堂教学与教学实践

16 学位工作

17 毕业生工作(毕业生信息反馈材料入此)

18 教材建设

13 本科教育(此类三级类目的划分同研究生教育)

14 成人教育(此类三级类目的划分同研究生教育)

KY 科学研究

11 综合(科研经费管理、学术活动材料入此)

12 项目

13 专利

CP 产品生产与科技开发

11 综合

12 产品

13 底图

JJ 基本建设

11 综合

12 工程

13 底图

SB 仪器设备

11 综合

12 仪器设备

CB 出版

11 综合

12 报纸

13 刊物

14 书稿

15 音像

WS 外事

11 综合

12 出国 (国际合作与会议材料入此)

13 来校 (外国留学生工作材料入此。国际合作与会议材料入此)

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

16 港澳台工作(含出境、入境、科技合作等材料)

CK 财会

11 综合

12 会计凭证

13 会计帐簿

14 财务报告

15 其他

附:SX 声像

载体代号:

11 综合

12 照片  

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 微缩胶片

19 光盘

内容代号:

11 综合类  12 教学类  13 科研类  14 外事类  15 出版类  16 财会类   17 基建类   18 仪器设备类  19 产品生产与科技开发类  21 人物类   22 文体类  23 历史类

注:SX11不设三级类目(内容代号)。


附:学校各归档单位档案部门号详表

行政机构

类别

部门号

立卷单位

档案代码

备注

行政与学生事务部

101

学校办公室

XZ11, SX

102

财务处

CK11-CK15,SX

103

纪监审办公室

XZ13,SX

104

学生处

JX1314,DQ14,SX

105

保卫处

XZ14,SX

教学部

111

教务处

JX1311,JX1312,JX1314-JX1318,SX

112

人事处

XZ12,SX

113

招生就业处

JX1313, JX1317,SX

114

国际交流与合作处

WS11-WS16,SX

发展部

121

研究生处

DQ14,JX1211-JX1217,SX

122

科研处

KY11-KY13,SX

123

国内合作办公室

WS11,WS13,WS14,SX

总务部

131

校园规划与建设办公室

JJ11-JJ13,XZ14,XZ15,SX

132

资产处

SB11,,SB12,SX

133

后勤处

XZ15,SX

党委机构

类别

部门号

立卷单位

档案代码

备注

党委部门

党委办公室

DQ11,SX

归 “101学校办公室”

党委纪监审办公室

DQ12,SX

归 “103纪监审办公室”

党委组织部

DQ13,SX

归 “112人事处”

党委宣传部

DQ14,SX

归 “101学校办公室”

学生工作部

DQ14,SX

归 “104学生处”

保卫部

XZ14,SX

归 “105保卫处”

207

统战部

DQ15,SX

党校

群众团体

211

校工会

DQ16,XZ11,SX

212

校团委

DQ17,SX

其他机构

类别

部门号

立卷单位

档案代码

备注

/

中心

301

图书馆

XZ17,SX

心理咨询中心

网络信息中心

培训中心

物业服务中心

学生宿舍管理中心

院    系

类别

部门号

立卷单位

档案代码

备注

401

信息技术学院

402

管理学院

403

国际金融学院

后并入“国际商学部”

404

不动产学院

405

文学院

406

教育学院

407

设计学院

408

外国语学院

409

法律与行政学院

410

物流学院

411

传播学院

后并入“艺术与传播学院”

412

艺术与传播学院

413

商学院

后并入“国际商学部”

414

特许经营学院

影视学院

后并入“艺术与传播学院”

软件工程学院

后取消

417

工程技术学院

418

应用数学学院

国际学院

后取消

420

国际商学部

421

公共体育部

后改为“运动休闲学院”

422

政治理论教研部

后改为“政治与公民教育学院”

继续教育学院

JX11,JX1411-JX1418,SX

普通话研究与发展中心

通识教学中心

宋庆龄公益慈善教育中心

中德合作项目

中加合作项目

未来地球研究院

注:①所有部门的二级单位,在“归档范围和保管期限表”里标注。