财会类档案工作规范

文章来源:       时间:2018年01月12日  点击次数:   [ 字体:  ]  

为了加强我校财会档案工作的业务建设,不断提高财会档案的质量和科学管理水平,更好地为学校和社会主义经济建设服务,制订本规范。

1. 财会档案工作的基本原则

第一,我校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料,均属财会档案。

第二,高校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全,便于利用。

第三,财会档案工作应纳入财会部门管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门人员的岗位职责。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

第四,财会档案工作应逐步采用先进的技术管理手段,将可编制的财会档案数据输入计算机中,大力开发档案信息,为学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

2. 财会档案归档范围的确定

2.1确定的原则

2.1.1归档的财务管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保持完整、准确、系统。

2.1.3归档的文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。

2.2归档的主要内容和重点

2.2.1归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。

1 综合管理文件归档范围和保管期限表(CK11

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关财会工作的文件材料

1针对本校的

永久

2需要长期贯彻执行的

30

2

本校财会工作计划、总结、请示批复等文件

30

3

本校财会工作统计报表

永久

4

本校财会工作规章制度

30

5

学校财会工作会议有关材料

30

6

学校基金管理工作文件

10

7

有关财务管理方面的其他文件材料

10

8

与上述纸质档案对应的电子档案

9

其它重要的文件材料

2 会计凭证文件归档范围和保管期限表(CK12

序号

类目名称

保管期限

1

涉及外事的会计凭证

永久

2

预算内各种原始凭证、记帐凭证

10

3

预算外各种原始凭证、记帐帐单

10

4

学校基金各种原始凭证、记帐凭证

10

5

银行存款余额调节表

10

6

会计拨款凭证及其他会计凭证

10

7

银行对外帐单

10

8

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

30

3 会计账簿文件归档范围和保管期限表(CK13

序号

类目名称

保管期限

1

涉及外事会计帐簿

永久

2

总帐

30

3

预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

10

4

预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

10

5

学校专项基金帐簿

10

6

日记帐

10

7

现金、银行存款日记帐

30

4 财务报告文件归档范围和保管期限表(CK14

序号

类目名称

保管期限

1

决算报告报表(含基建综合决算)

永久

2

预算会计报表

10

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

30

4

年度以上各种统计报表(含工资报表)

30

5

季度以下各种计划统计报表

10

5 其他文件归档范围和保管期限表(CK15

序号

类目名称

保管期限

1

会计移交清册

30

2

会计档案保管清册

永久

3

会计档案销毁清册

永久

2.2.2归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

2.2.3对于未了解的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,保管到结清债权、债务时为止。

2.3不归档的文件材料

上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件;

未定稿文件;

重份文件及校内其他单位发来的文件;

未生效的合同、协议、单据;

无查考利用价值的一般性、临时性文件;

与校外单位交换来的材料(可做资料保存)。

3. 归档流程

3.1 预立卷

坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件材料组卷成册,定期向档案室移交。

3.2立卷分类

3.2.1流程图分年度 分类别 分问题 分保管期限

3.2.2分年度,将财会文件按其形成或针对的年度分开。

3.2.3分类别,根据《北京师范大学珠海分校档案实体分类法》,将财会文件划分到对应类别。

3.2.4分问题,将财会文件按其内容所反映的问题、事务分开。

3.2.5分保管期限,将财会文件按照规定的不同保管期限分开。

3.3立卷组合

遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

按照会计年度进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

3.4排列卷内文件材料

各种记账凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过200页。

3.5修整文件材料

卷内文件材料要去掉金属物,对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

3.6编写页号

卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

3.7填写卷内文件目录

卷内文件目录置于卷内文件之前,一律用计算机打印应用于永久、30保管的案卷

1 卷内文件目录

序号

文件编号

责任者

题    名

日期

页数

备注

3.7.1序号:以卷内文件排列先后顺序填写。

3.7.2文件编号:文件或型号或图号或代字、代号等。

3.7.3责任者:文件形成者或文件第一责任者

3.7.4 题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。

3.7.5 日期:文件的形成时间,19941010

3.7.6 页数:填写卷内每份文件的首页号,最后一份文件填写起止页号。

3.7.7 备注:对卷内文件变化作必要说明。

3.8拟写案卷题名

案卷题名应简洁、准确地揭示卷内文件的内容,主要包括主要责任者、年度、内容、文件类型名称等。

3.9案卷装订

案卷采用三孔一线的方法,粗线装订成册。卷内材料右边、下边对齐,在左侧装订。若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。

3.10填写案卷封面

3.10.1 全宗名称:填写北京师范大学珠海分校

3.10.2 类目名称:类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

3.10.3 案卷题名:案卷题名书写或打印时,应注意居中、对称。

3.10.4 卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

3.10.5 保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限。

3.10.6 件、页数:按照案卷内实际件、页数填写。

3.10.7 密 级:按卷内文件材料最高密级填写。

3.11填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件之后,由本卷情况说明、立卷入、检查人、立卷时间组成。卷内备考表,必须用碳素墨水填写。

3.11.1 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

3.11.2 立卷人:由组成本卷的责任者签名。

3.11.3 检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

3.11.4 立场卷时间:填写完成立卷日期。

4. 归档验收

4.1一般要求

4.1.1当年产生的会计材料,财会部门应在次年6月底前整理组卷。

4.1.2财会档案原则上由财会部门保存5年,期满后向档案室移交永久、30年卷。编制移交档案目录一式两份送领导审查签字后,连同案卷集中向档案室移交。

4.2案卷验收

4.2.1财会部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者,档案室有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。

4.2.2档案室接收保管的财会档案,原则上应保持原装,个别需要拆封重新整理的,应会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。

5. 财会档案工作岗位职责

5.1财会部门领导职责

5.1.1重视和加强财会档案工作,将其纳入领导议事日程。

5.1.2建立健全档案工作管理制度,配备专(兼)职档案员负责本部门财会档案工作,并监督承办人员执行。

5.1.3对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累和归档工作与财会工作进展同步。

5.1.4为本部门专(兼)职档案人员开展工作提供必要条件。

5.2财会部门专(兼)职档案员职责

5.2.1在部门负责人领导下,协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。

5.2.2对已收集、积累的材料,检查是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理、组卷。

5.2.3做好本部门档案的分类、编目、登记、保管和利用工作。

5.2.4对在本部门保管已满5年的永久、30年卷,做好向档案室移交工作。

5.3财会部门会计人员职责

5.3.1按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。

5.3.2整理本人承担的会计档案材料并组卷。

5.3.3主动配合相关材料的合并组卷事宜。