仪器设备档案工作规范

文章来源:       时间:2018年01月12日  点击次数:   [ 字体:  ]  

为了加强我校仪器设备类档案(以下简称设备档案)的管理,充分发挥设备档案的作用,有效地为学校教学科研服务,制订本规范。

1. 设备档案工作的基本原则

第一,设备档案的管理,必须坚持集中统一管理的原则,便于开发利用,确保设备档案的完整、准确、系统和安全。由校档案室总体负责,设备管理部门和设备使用部门分级负责。

第二,设备档案是我校的重要技术储备,是学校设备管理工作的重要组成部分,设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合,保证设备文件材料的完整、准确、系统。

第三,重点做好精密贵重仪器和大型设备(价格在10万元以上)档案的管理工作。

2. 设备档案归档范围和保管期限

2.1 综合管理文件材料

1 综合管理文件归档范围和保管期限表(SB11

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

30

2

本校仪器、设备管理的规章制度

30

3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

30

4

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

30

5

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

30

6

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

30

2.2 设备文件

1 设备文件归档范围和保管期限表(SB12

序号

类目名称

保管期限

1

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

30

2

上级或主管领导批复和准购批示

30

3

定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

30

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

30

5

开箱记录及装箱单

30

6

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

30

7

验收报告及文件材料

30

8

索赔来往函件及结果文件

30

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修、故障事故记录(设备履历书)

与设备共存

11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

3. 归档流程

3.1 预立卷

坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。综合管理文件材料由设备管理部门立卷,设备文件材料由设备使用部门立卷。

3.2立卷分类

3.2.1流程图分年度→分类别→分问题→分保管期限

3.2.2分年度,将设备文件按其形成或针对的年度分开。

3.2.3分类别,根据《北京师范大学珠海分校档案实体分类法》,将设备文件划分到对应类别。

3.2.4分问题,将设备文件按其内容所反映的问题、事务分开。

3.2.5分保管期限,将设备文件按照规定的不同保管期限分开。

3.3立卷组合

根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、数量和载体形成等实际情况,在坚持文件材料之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成若干个案卷。

3.4排列卷内文件材料

3.4.1将最能反应设备购置情况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷,排放在各卷之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。

3.4.2设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求表明参见号。

3.4.3卷内文件材料按文件材料在前,图表在后的要求排列。

3.5修整文件材料

3.5.1拆除卷内文件材料的金属物,用线装订,对破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹,可以保持原状。

3.5.2设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。

3.6编写页号

成卷装订的设备文件材料,卷内文件必须编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

3.7填写卷内文件目录

卷内文件目录置于卷内文件之前,一律用计算机打印。

1 卷内文件目录

序号

文件编号

责任者

题    名

日期

页数

备注

3.7.1序号:以卷内文件排列先后顺序填写。

3.7.2文件编号:文件或型号或图号或代字、代号等。

3.7.3责任者:文件形成者或文件第一责任者

3.7.4 题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。

3.7.5 日期:文件的形成时间,19941010

3.7.6 页数:填写卷内每份文件的首页号,最后一份文件填写起止页号。

3.7.7 备注:对卷内文件变化作必要说明。

3.8拟写案卷题名

案卷题名应简洁、准确地揭示卷内文件的内容,主要包括设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。

3.9案卷装订

3.9.1整卷装订时,应在装订前去掉卷内文件上的金属物,订口和地脚与卷皮平齐,采用三孔一线法装订。

3.9.2底图、蓝图等超出卷盒幅面的文件,应折叠好,顺次放入档案盒中,不用装订。

3.10填写案卷封面

3.10.1 全宗名称:填写北京师范大学珠海分校

3.10.2 类目名称:类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

3.10.3 案卷题名:案卷题名书写或打印时,应注意居中、对称。

3.10.4 卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

3.10.5 保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限。

3.10.6 件、页数:按照案卷内实际件、页数填写。

3.10.7 密级:按卷内文件材料最高密级填写。

3.11填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件之后,由本卷情况说明、立卷、检查人、立卷时间组成。卷内备考表,必须用碳素墨水填写。

3.11.1 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

3.11.2 立卷人:由组成本卷的责任者签名。

3.11.3 检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

3.11.4 立场卷时间:填写完成立卷日期。

3.12编制档号

各单位立卷人将整理完毕的案卷交本单位专(兼)职档案员,由档案员按《北京师范大学珠海分校档案实体分类实施办法》的规定统一编制档号。

以件为单位装订的基建档案应在每件文件首页空白处加盖“档号章”。

档号

序号

1 档号章式样

3.13编制案卷目录

装订好的案卷,经过分类排列和编号以后,按照排好的顺序,登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序,逐卷进行登记。案卷目录一式三份,其中两份报送学校档案室。 

3.14案卷装盒

案卷整理完毕,按档号顺序装盒。

3.15编写立卷说明

立卷单位负责填写立卷说明。立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后,对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。立卷说明一式两份,其中一份报送学校档案室。

4.设备档案的管理

4.1预立卷检查

设备文件材料在完成归档流程的第6项工作后,请档案室进行预立卷检查,检查合格后再完成后续工作。

4.2案卷验收

立卷全部工作程序完成后,填写设备档案资料移交目录,一式两份,连同案卷经档案室验收无误后,交接双方在移交目录上签字,各执一份存查。

5. 设备档案工作岗位职责

5.1设备管理部门领导职责

5.1.1制订和健全有关的管理制度,确保设备档案工作全面纳入设备的采购和管理工作之中,并监督各部门执行;

5.1..2指导本部门档案人员的工作

5.2设备管理部门档案员职责

5.2.1负责设备档案综合管理部分档案文件的收集、整理、立卷和归档。

5.2.2负责接收设备使用部门移交的设备档案目录,并定期向档案室移交。

5.3设备使用部门领导职责

5.3.1建立健全本单位设备文件材料的保管制度,确保设备文件材料的完整、准确、系统,检查、督促使用设备,坚持设备使用、维修、检修做工作记录,并使之制度化。

5.3.2指导本单位设备文件材料的形成积累工作,检查档案人员的组卷保管工作;

5.3.3帮助和支持档案室做好设备档案工作。

5.4设备使用部门档案员职责

5.4.1督促科技人员形成和积累在设备使用、维修、检修、改造工作中形成的技术文件,设备文件材料,并定期收集、组卷。

5.4.2认真做好随机文件材料的清点、组卷和保管工作,并向设备管理科移交附有建档合格证明(由档案室检查)的设备档案目录一式两份,方可办理固定资产登记及报账手续。

5.5档案室职责

5.5.1根据上级档案工作方针政策,制订修订本校设备档案工作规章制度;

5.5.2指导、监督、检查设备档案的建立和管理工作;

5.5.3接收和保管设备管理部门的案卷和设备使用部门移交的设备档案目录。