基建类档案工作规范

文章来源:       时间:2018年01月12日  点击次数:   [ 字体:  ]  

为提高基本建设档案(以下简称基建档案)工作的质量和管理水平,充分发挥基建档案在建筑物改造、维修等方面的作用,并为考核基建档案工作提供依据。特制定本规范。

1. 基建档案工作的基本原则

第一,凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图象及声像等载体材料,均属基建类档案。

第二,基建档案必须实行集中统一管理的原则,确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三,基建档案工作要纳入管理制度和基建人员职责范围之中,做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一套合格的竣工图的验收同步进行。

第四,基建部门要明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的专(兼)职档案员。从基建经费中拨出一定数额用于基建档案工作经费。

第五,努力实现基建档案工作从经验管理向科学管理的转变,并不断采取先进管理技术手段,逐步实现现代管理。

2. 归档范围

2.1 归档范围的确定原则

2.1.1归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3归档的文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有成套性。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面,具体范围见附件。

2.2.2归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。


2.3 不归档的文件

2.3.1上级机关有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件;

2.3.2正式施工前的草图,未定型图纸;

2.3.3重份文件和重份图纸;

2.3.4无查考价值的临时性、事务性文件。

3. 归档流程

3.1 预立卷

学校基建部门负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。在布置基建项目工作的同时布置形成、积累基建文件材料的任务。基建项目结束(含最终完成、阶段完成),基建部门分管基建档案工作的负责人,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

3.1.1基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

3.1.2基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理。

3.2立卷分类

3.2.1流程图分年度→分类别→分问题→分保管期限

3.2.2分年度,将基建文件按其形成或针对的年度分开。

3.2.3分类别,根据《北京师范大学珠海分校档案实体分类法》,将基建文件划分到对应类别。

3.2.4分问题,将基建文件按其内容所反映的问题、事务分开。

3.2.5分保管期限,将基建文件按照规定的不同保管期限分开。

3.3立卷组合

3.3.1按照归档时间要求由专(兼)职档案员按案卷类目将文件材料收齐,并依照如下程序对文件材料进行调整检查。

1)检查案卷的文件成份。收集的文件材料是否准确、齐全完整,有无不需要立卷归档的文件材料。

2检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。

3)检查归档的文件材料格式是否统一,字迹工整,图象清晰归档的底图,格式是否按国家制图标准绘制完成归档的蓝图,规格是否符合国家标准,字、图清晰、图纸优良。

3.3.2根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.4排列卷内文件材料

文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图红按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

3.5修整文件材料

3.5.1拆除卷内金属物,对破损的材料进行修补。

3.5.2基建文件材料采用卷皮、卷盒(装)方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。

3.6编写页号

3.6.1成卷装订的基建文件材料,卷内文件必须编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

3.6.2蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,以件为单位,在每件文件材料的右上角加盖单位章盒标明件号,并逐一填写。

3.7填写卷内文件目录

卷内文件目录置于卷内文件之前,一律用计算机打印。

1 卷内文件目录

序号

文件编号

责任者

题    名

日期

页数

备注

3.7.1序号:以卷内文件排列先后顺序填写。

3.7.2文件编号:文件或型号或图号或代字、代号等。

3.7.3责任者:文件形成者或文件第一责任者

3.7.4 题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。

3.7.5 日期:文件的形成时间,19941010

3.7.6 页数:填写卷内每份文件的首页号,最后一份文件填写起止页号。

3.7.7 备注:对卷内文件变化作必要说明。

3.8拟写案卷题名

案卷题名应简洁、准确地揭示卷内文件的内容,主要包括建设项目名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。

3.9案卷装订

3.9.1整卷装订时,应在装订前去掉卷内文件上的金属物,订口和地脚与卷皮平齐,采用三孔一线法装订。

3.9.2底图、蓝图等超出卷盒幅面的文件,应折叠好,顺次放入档案盒中,不用装订。

3.10填写案卷封面

3.10.1 全宗名称:填写北京师范大学珠海分校

3.10.2 类目名称:类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

3.10.3 案卷题名:案卷题名书写或打印时,应注意居中、对称。

3.10.4 卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

3.10.5 保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限。

3.10.6 件、页数:按照案卷内实际件、页数填写。

3.10.7 密级:按卷内文件材料最高密级填写。

3.11填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件之后,由本卷情况说明、立卷、检查人、立卷时间组成。卷内备考表,必须用碳素墨水填写。

3.11.1 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

3.11.2 立卷人:由组成本卷的责任者签名。

3.11.3 检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

3.11.4 立场卷时间:填写完成立卷日期。

3.12编制档号

各单位立卷人将整理完毕的案卷交本单位专(兼)职档案员,由档案员按《北京师范大学珠海分校档案实体分类实施办法》的规定统一编制档号。

以件为单位装订的基建档案应在每件文件首页空白处加盖“档号章”。

档号

序号

1 档号章式样

3.13编制案卷目录

装订好的案卷,经过分类排列和编号以后,按照排好的顺序,登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序,逐卷进行登记。案卷目录一式三份,其中两份报送学校档案室。 

3.14案卷装盒

案卷整理完毕,按档号顺序装盒。

3.15编写立卷说明

3.15.1工程技术人员填写归档说明,交基建部门分管档案工作负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。

3.15.2立卷单位负责填写立卷说明。立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后,对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。立卷说明一式两份,其中一份报送学校档案室。

4.归档验收

4.1预立卷检查

基建项目在验收后两个月内归档。在完成归档流程的第6项工作后,请档案室进行预立卷检查,检查合格后再完成后续工作。

4.2案卷验收

立卷全部工作程序完成后,填写基建档案资料移交目录,一式两份,连同案卷经档案室验收无误后,交接双方在移交目录上签字,各执一份存查。

5. 基建档案工作责任制

5.1 基建部门分管档案工作领导职责

5.1.1把基建档案工作全面纳入积极管理工作之中,制定健全基建档案管理制度,并监督各部门执行;

5.1.2定期检查,做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步;

5.1.3项目结束后,组织收齐基建档案,审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求;

5.1.4对本部门专(兼)职档案员提出具体要求,帮助他们解决工作中的实际困难。

5.2 基建部门专(兼)职档案员职责

5.2.1负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证文件材料的完整、系统、准确的要求;

5.2.2根据文件材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档;

5.2.3归档案卷要组卷合理,编写页号准确,卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚,案卷标题简明扼要;

5.2.4接受档案室业务指导和督促检查,按规定时间向学校档案室移交档案