科研类档案工作规范

文章来源:       时间:2018年01月12日  点击次数:   [ 字体:  ]  

为了提高我校科学研究类档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平,充分发挥科研档案在学校科学研究、技术开发及经济建设中的作用,并为考核科研档案工作提供依据,制定本规范。

1. 科研档案工作的基本原则

第一,凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像、电子等载体材料,均属科研档案。

第二,科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第三,科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员的职责范围之中,与计划管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作与建档工作四同步管理。即下达计划任务与提出归档范围要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案室出具科研课题归档情况的证明材料同步。

第四,科研管理部门要明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专(兼)职档案人员。从科研经费中拨出一定数额用于科研档案工作经费。

第五,努力实现科研档案工作从经验管理向科学管理的转变,并不断采取先进管理技术手段,逐步实现现代化管理。

2. 归档范围

2.1 归档范围确定的原则

2.1.1归档的科研管理和科研实践活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2归档的科研文件材料,必须反映科学管理、科研项目(课题)活动全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业向科研文件材料的不同特点和成套性。

2.1.4几个单位协作完成的研究课题,由主持单位保存一套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

2.1.5与国外合作的研究课题,经过协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件。

2.2.2归档的重点是本校承担的科研题目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

2.2.3 负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

2.3 不归档的文件材料

上级有关科研的普法的(非专指我校)、不办的文件;

上级有关科研的未定稿的文件、未生效的合同、协议书;

未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

重份文件;

无查考利用价值的事务性、临时性文件;

校内其他单位发来的文件;

与校外单位交换来的文件。

以上不归档材料如认为必要,也可有选择地做资料暂存。

3.立卷归档流程

3.1 预立卷

坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,由本课题组负责人主持立卷。专(兼)职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组业务性文件汇总整理成卷。

3.2立卷分类

3.2.1流程图分年度→分类别→分问题→分保管期限

3.2.2分年度,将科研文件按其形成或针对的年度分开。

3.2.3分类别,根据《北京师范大学珠海分校档案实体分类法》,将科研文件划分到对应类别。

3.2.4分问题,将科研文件按其内容所反映的问题、事务分开。

3.2.5分保管期限,将科研文件按照规定的不同保管期限分开。

3.3立卷组合

3.3.1按照归档时间要求由专(兼)职档案员按案卷类目将文件材料收齐,并依照如下程序对文件材料进行调整检查。

1)检查案卷的文件成份。收集的文件材料是否准确、齐全完整,有无不需要立卷归档的文件材料。

2)检查案卷文件材料的联系。依据案卷类目检查案卷之间文件材料是否存在归档不统一,相互混淆重复或拆散文件材料联系的现象。

3)检查案卷中文件材料保管期限是否准确、一致。

4)检查案卷文件材料数量。一般不超过200页。对同一问题文件材料数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件材料量少者可组薄卷。

3.3.2根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组织一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题报告、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料。科研投产与经费核算等材料整理综合卷,排放在课题全部案卷之首,其余材料按科研阶段依次系统整理组卷。

3.4排列卷内文件材料

内容不可分的科研文件材料按以下要求排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

3.5修整文件材料

对装订线外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当的折叠;拆除材料上的金属物。

3.6编写页号

3.6.1成卷装订的科研文件材料,卷内文件必须编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

3.6.2不装订卷的全部科研文件材料,以件为单元,在每份文件材料的右上角编写件号,并逐项填写。

3.7鉴定文件材料

课题组组织归档前鉴定文件材料,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

3.8填写卷内文件目录

卷内文件目录置于卷内文件之前,一律用计算机打印。


1 卷内文件目录

序号

文件编号

责任者

题    名

日期

页数

备注

3.8.1序号:以卷内文件排列先后顺序填写。

3.8.2文件编号:文件或型号或图号或代字、代号等。

3.8.3责任者:文件形成者或文件第一责任者

3.8.4 题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。

3.8.5 日期:文件的形成时间,19941010

3.8.6 页数:填写卷内每份文件的首页号,最后一份文件填写起止页号。

3.8.7 备注:对卷内文件变化作必要说明。

3.9拟写案卷题名

案卷题名应简洁、准确地揭示卷内文件的内容,主要包括科研课题名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。

3.10案卷装订

装订前要去掉卷内文件上的金属物,订口和地脚与卷皮平齐,采用三孔一线法装订。

3.11填写案卷封面

3.11.1 全宗名称:填写北京师范大学珠海分校

3.11.2 类目名称:类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。

3.11.3 案卷题名:案卷题名书写或打印时,应注意居中、对称。

3.11.4 卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

3.11.5 保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限。

3.11.6 件、页数:按照案卷内实际件、页数填写。

3.11.7 密级:按卷内文件材料最高密级填写。

3.12填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件之后,由本卷情况说明、立卷、检查人、立卷时间组成。卷内备考表,必须用碳素墨水填写。

3.12.1 本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

3.12.2 立卷人:由组成本卷的责任者签名。

3.12.3 检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

3.12.4 立场卷时间:填写完成立卷日期。

3.13编制档号

各单位立卷人将整理完毕的案卷交本单位专(兼)职档案员,由档案员按《北京师范大学珠海分校档案实体分类实施办法》的规定统一编制档号。

以件为单位装订的科技档案应在每件文件首页空白处加盖“档号章”。

档号

序号

1 档号章式样

3.14编制案卷目录

装订好的案卷,经过分类排列和编号以后,按照排好的顺序,登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序,逐卷进行登记。案卷目录一式三份,其中两份报送学校档案室。 

3.15案卷装盒

案卷整理完毕,按档号顺序装盒。

3.16编写立卷说明

3.16.1课题组长填写归档说明书,放在每个研究课题的第一卷的卷内目录之前。

3.16.2立卷单位负责填写立卷说明。立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后,对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。立卷说明一式两份,其中一份报送学校档案室。

4.归档验收

4.1一般要求

科研管理部门应当在项目结题后,督促课题组及时将项目材料整理立卷归档。暂不申报或中断停止的研究课题,在课题结束或中断、停止后两个月内完成立卷归档。

4.2预立卷检查

在完成立卷的前5项工作后(即完成“修整文件材料”),请档案室检查指导人员进行检查,检查合格后,再进行立卷的后续工作。若不经预立卷检查,一旦案卷验收不合格,接收人拒绝接收,并限期更正。

4.3案卷验收

立卷全部工作程序完成后,再请档案室检查指导人员验收。验收合格后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。

5. 科研档案工作责任制

5.1科研管理部门分管档案工作领导的职责

5.1.1贯彻国家和本校有关档案工作的方针、政策和法规,切实把科研档案纳入科研管理工作之中,制定和健全有关的管理制度并督促各部门执行。

5.1.2要及时催促课题负责人、专(兼)职档案员及时按规定将应归档的文件材料归档,并帮助他们解决工作中的实际困难。

5.1.3定期检查和研究科研档案工作中存在的实际问题。

5.1.4指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。

5.2科研管理部门专(兼)职档案员职责

5.2.1督促课题组及时进行项目材料整理立卷归档。

5.2.2负责研究课题鉴定、报奖、推广等后续阶段工作的文件材料的收集、审查、整理和归档。

5.2.3负责科研综合性管理文件材料的积累、整理、立卷和归档工作。

5.3课题组长职责

5.3.1主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作,提出建档计划,明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务,在课题结束后,组织收齐并系统组卷,做到归档质量符合完整、准确、系统的要求,按时归档。

5.3.2提出案卷保管期限和密级。

5.4科技人员职责

5.4.1按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作。

5.4.2课题完成后,整理出由本人承担任务部分的科研文件材料,作到质量符合要求、交课题组。