外事类档案工作规范

文章来源:       时间:2018年01月12日  点击次数:   [ 字体:  ]  

为了提高学校外事类档案(以下简称外事档案)的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用,并为考核外事档案工作提供依据,特制定本规范

1. 外事档案工作的基本原则

第一,学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属外事档案。

第二,外事档案必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

第三,外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

第四,外事部门要有一位领导分管外事档案工作,由本部门专(兼)档案员负责收集、积累、归档。

第五,努力实现外事档案的科学化管理,大力开发信息资源,为学校教学、科研、人才交流服务。

2. 归档范围

2.1 归档范围确定的原则

2.1.1归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

2.1.3归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1归档的主要内容包括综合管理,出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面,具体范围见附件。

2.2.2归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

2.2.3外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的,应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。

2.3 不归档的材料

上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件;

未定稿的各种文件;

生效的合同、协议书;

查考利用价值的一般性、临时性文件;

重份文件,校内各单位发来的文件;

与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要,也可自作资料暂存。

3.归档文件整理流程

3.1 组件

3.1.1 件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

3.1.2 件内文件排序

归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

3.2分类

归档文件采用“年度—问题—保管期限”进行分类。

3.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

3.2.2按问题分类

按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

3.2.3按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

3.3排列

3.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。

3.3.2 同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

3.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

3.4修整

归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

3.4.1归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

3.4.2对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

3.5装订

归档文件一般以件为单位进行装订。

3.5.1归档文件页数较少的,使用不锈钢书钉装订,或使用信封装袋。

3.5.2归档文件页数较多的,采用“三孔一线”装订。

3.6编页

归档文件一般以件为单位进行编页。

3.6.1页码逐页编制,文件中有图文的页面即为一页,分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

3.6.2文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

3.7编号

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号的结构为:全宗号—部门号—年度—分类号—件号。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐渐编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章,并填写相关内容(用黑色签字笔书写)。

(全宗号-部门号)

(年度)

(分类号)

(保管期限)

(件号/馆编盒号-件号)

(页数)

1 归档章样

3.7.1 全宗号-部门号:本校档案全宗号为1(归档章上已刻);部门号为部门代码,位阿拉伯数字标注

3.7.2 年度:由各单位填写,文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2014

3.7.3 分类号:由各单位填写,我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(部分档案的分类号由一、二、三级类目代号组成),具体可参照《北京师范大学珠海分校档案实体分类实施办法》。

3.7.4 保管期限:由各单位填写,档案的保管期限一般分为永久、30年、10,分别以代码Y”、“D30”、“D10”标识。具体可参照《北京师范大学珠海分校各部门文件材料归档范围及保管期限表》。

3.7.5号:由各单位填写,按文件排列顺序从“1”开始标注。

3.7.6 页数单份文件的总页数,

3.8编目

依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录,目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(一律用计算机打印)。

1 归档文件目录

件号

档号

文号

责任者

题名

日期

密级

页数

备注

3.8.1 件号:同上(3.7.5)。

3.8.2 档号按照(3.7)编制,结构为:全宗号-部门号-年度-分类号-件号。

3.8.3 文号:文件的发文字号。没有文号,不用标识。

3.8.4责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

3.8.5题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号[ ]”。

3.8.6日期:文件的形成日期,以国际标准日期表示法标注年月日,如19990909

3.8.7页数同上(3.7.6)。

3.8.8页数:每一件归档文件的总页数,由各单位编写页号,文件中有图文的页面为一页,页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

3.8.9备注:注释文件需说明的情况。

3.9装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

3.9.1文件归档后,由档案室检查后编写盒号,将归档文件按件号顺序装入档案盒,填写档案盒封面、盒脊等项目。

3.9.2填写备考表。备考表由各单位填写,置于盒内文件之后。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(用黑色签字笔书写)。

4.归档验收

4.1归档文件整理检查

在完成归档文件整理工作后,各单位专(兼)职档案员应预先将“归档文件目录”发给档案室工作人员检查。检查合格后,可办理移交;若检查不合格,则限期更正。

4.2档案移交

各单位专(兼)职档案员负责向档案室移交档案,包括所有归档文件、归档文件目录(纸质、电子各一份)、移交清单一式两份。

5. 外事档案工作岗位责任制

5.1 分管外事工作的校领导职责

5.1.1组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策,把档案工作列入工作计划;

5.1.2定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。

5.2 与外事活动有业务联系的各部门领导职责

5.2.1重视和健全有关的管理制度,确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中,并认真执行;

5.2.2按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作结束后,将材料汇集、检查,送交外事管理部门。

5.3 学校外事管理部门领导职责

5.3.1制定和健全外事工作管理制度,确保外事文件材料的形成和积累,将外事档案工作纳入外事管理之中,并监督各部门执行;

5.3.2指导本部门专职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和工作素质的提高;

5.3.3指导、简牍按外事活动的程序,将整个活动中形成积累的外事材料整理归档,按期向学校档案管理部门移交;

5.3.4指导外事档案的鉴定工作。

5.4 外事管理部门专(兼)职档案员职责

5.4.1在部门负责人的领导下,做好外事档案材料的平时积累工作;

5.4.2会同部门领导,检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确,经检查合格后再办理移交手续;

5.4.3将收集、积累的外事文件材料,整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向档案室移交;

5.4.4完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。