教学类档案工作规范

文章来源:       时间:2018年01月12日  点击次数:   [ 字体:  ]  

教学是学校中心工作,教学档案是学校档案的主体、核心和重点。为了加强教学档案工作,提高教学档案管理水平,并为今后考核教学档案工作提供依据,特制定本规范

1. 教学档案工作的基本原则

第一,凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的文字、图表、声像等载体材料均属教学档案。

第二,教学档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全。属档案室保存的教学档案移交档案室,属院、系保存的教学档案由院、系档案室保存。

第三,教学档案是教学管理的重要组成部分,要纳入教学管理制度,纳入各级管理人员职责,作为考核教学管理水平的标准之一。教学档案管理要做到四同步,即下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

第四,各教学管理和教学部门要明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专(兼)职档案人员,统一管理本部门教学文件材料,并按期向档案室移交教学档案。

第五,努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变,并不断采用先进管理技术手段,逐步实现现代化管理。

2. 归档范围

2.1 归档范围确定的原则

2.1.1归档的教学管理和教学实践活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、系统、准确。

2.1.3 归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面,具体范围见附件。

2.2.2归档的重点是本校在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

2.3 不归档的文件材料

上级有关教学的普法的(非专指示高校)、不办的文件;

上级有关教学的未定稿文件;

重份文件;

无查考利用价值的事务性临时文件;

校内其他单位发来的文件;

与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要,也可自作资料暂存。

3.归档文件整理流程

3.1 组件

3.1.1 件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

3.1.2 件内文件排序

归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

3.2分类

归档文件采用“年度—问题—保管期限”进行分类。

3.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

3.2.2按问题分类

按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

3.2.3按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

3.3排列

3.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。

3.3.2 同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

3.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

3.4修整

归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

3.4.1归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

3.4.2对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

3.5装订

归档文件一般以件为单位进行装订。

3.5.1归档文件页数较少的,使用不锈钢书钉装订,或使用信封装袋。

3.5.2归档文件页数较多的,采用“三孔一线”装订。

3.6编页

归档文件一般以件为单位进行编页。

3.6.1页码逐页编制,文件中有图文的页面即为一页,分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

3.6.2文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

3.7编号

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号的结构为:全宗号—部门号—年度—分类号—件号。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐渐编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章,并填写相关内容(用黑色签字笔书写)。

(全宗号-部门号)

(年度)

(分类号)

(保管期限)

(件号/馆编盒号-件号)

(页数)

1 归档章样

3.7.1 全宗号-部门号:本校档案全宗号为1(归档章上已刻);部门号为部门代码,位阿拉伯数字标注

3.7.2 年度:由各单位填写,文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2014

3.7.3 分类号:由各单位填写,我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(部分档案的分类号由一、二、三级类目代号组成),具体可参照《北京师范大学珠海分校档案实体分类实施办法》。

3.7.4 保管期限:由各单位填写,档案的保管期限一般分为永久、30年、10,分别以代码Y”、“D30”、“D10”标识。具体可参照《北京师范大学珠海分校各部门文件材料归档范围及保管期限表》。

3.7.5号:由各单位填写,按文件排列顺序从“1”开始标注。

3.7.6 页数单份文件的总页数,

3.8编目

依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录,目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(一律用计算机打印)。

1 归档文件目录

件号

档号

文号

责任者

题名

日期

密级

页数

备注

3.8.1 件号:同上(3.7.5)。

3.8.2 档号按照(3.7)编制,结构为:全宗号-部门号-年度-分类号-件号。

3.8.3 文号:文件的发文字号。没有文号,不用标识。

3.8.4责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

3.8.5题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号[ ]”。

3.8.6日期:文件的形成日期,以国际标准日期表示法标注年月日,如19990909

3.8.7页数同上(3.7.6)。

3.8.8页数:每一件归档文件的总页数,由各单位编写页号,文件中有图文的页面为一页,页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

3.8.9备注:注释文件需说明的情况。

3.9装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

3.9.1文件归档后,由档案室检查后编写盒号,将归档文件按件号顺序装入档案盒,填写档案盒封面、盒脊等项目。

3.9.2填写备考表。备考表由各单位填写,置于盒内文件之后。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(用黑色签字笔书写)。

4.归档验收

4.1归档文件整理检查

在完成归档文件整理工作后,各单位专(兼)职档案员应预先将“归档文件目录”发给档案室工作人员检查。检查合格后,可办理移交;若检查不合格,则限期更正。

4.2档案移交

各单位专(兼)职档案员负责向档案室移交档案,包括所有归档文件、归档文件目录(纸质、电子各一份)、移交清单一式两份。

5. 教学档案工作岗位责任

5.1 分管档案工作的部门领导的职责

5.1.1制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,并监督各部门执行。

5.1.2协助档案室共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

5.1.3对本部门专(兼)职档案员提出具体要求,并帮助他们解决工作中的实际困难。

5.2 专(兼)职档案员职责

5.2.1做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

5.2.2将收集、积累的文件材料整理,做到分类合理,编目清楚,标题准确,并及时向档案室移交。

5.2.3做好存放在本单位的教学档案的整理归档,及时向档案室移交。