党政类档案工作规范

文章来源:       时间:2018年01月12日  点击次数:   [ 字体:  ]  

党政类档案是涉及全校党政工作的重要档案。为了加强学校党政类档案的业务建设,逐步实现学校党政档案工作的规范化,不断提高科学管理水平,特制定本规范

1. 党政档案工作的基本原则

第一,凡是学校在党政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料,均属党政档案。

第二,党政文件材料严格实行文书处理部门整理归档制度,集中统一管理。

第三,党政文件材料的归档工作实行三纳入,即纳入学校各部、处、室、院(系)所的工作计划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到四同步管理:布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工

第四,党政管理部门要有一名负责人分管本单位的档案工作,并确定专(兼)职档案员,协同档案室认真做好党政档案的收集、整理、归档工作。

第五,要努力实现党政档案工作从手工管理向现代化管理的转变,逐步采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源,最大限度地发挥党政档案的作用。

2. 归档范围的确定

2.1 归档范围确定的原则

2.1.1归档的党政文件材料必须对学校当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.1.2归档的党政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。

2.1.3归档的党政文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财务管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容,具体范围见附件。

2.2.2归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

2.3 不归档的文件材料

上级机关普发供参阅、不办的文件材料;

上级机关发来供工作参考的抄件;

上级机关征求意见未定稿的文件;

重份文件;

无查考利用价值的事务性、临时性文件;

从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件;

学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文介绍性等文件材料

非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

为参考目的从各方面收集的文件材料。

3. 归档分工

校实行主办单位归档的制度

3.1 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府以及国务院各部、委下达的文、电材料,综合性的,分别由党办、校办归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位归档。

3.2 以党委、学校名义的发文,一般分别由党办、校办归档。

3.3 职能部门以党委、学校名义的发文,由主办单位归档。

3.4 以职能部门名义的发文,由职能部门归档。

3.5 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,分别由党办、校办归档。职能部门以党委和学校的名义召开的专门会议、各单位召开的国内外学术会议所形成的材料,由主办单位归档。

3.6 校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,分别由党办、校办归档;请示报告的原稿及批复、批转的复制件,报文单位作为资料保存

3.7 两个以上单位共同办理的文件,由主办单位归档,非主办单位作为资料保存。

3.8 各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时归档,并将其全部档案移交档案室保存,任何人不得带入其他单位。

3.9 学校领导、各单位负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿,分别由党办、校办和各单位归档。

3.10 重要的人民来信来访材料,由承办单位归档。

4.归档文件整理流程

4.1 组件

4.1.1 件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

4.1.2 件内文件排序

归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

4.2分类

归档文件采用“年度—问题—保管期限”进行分类。

4.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

4.2.2按问题分类

按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

4.2.3按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

4.3排列

4.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。

4.3.2 同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。

4.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

4.4修整

归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

4.4.1归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

4.4.2对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

4.5装订

归档文件一般以件为单位进行装订。

4.5.1归档文件页数较少的,使用不锈钢书钉装订,或使用信封装袋。

4.5.2归档文件页数较多的,采用“三孔一线”装订。

4.6编页

归档文件一般以件为单位进行编页。

4.6.1页码逐页编制,文件中有图文的页面即为一页,分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

4.6.2文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

4.7编号

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号的结构为:全宗号—部门号—年度—分类号—件号。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐渐编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章,并填写相关内容(用黑色签字笔书写)。

(全宗号-部门号)

(年度)

(分类号)

(保管期限)

(件号/馆编盒号-件号)

(页数)

1 归档章样

4.7.1 全宗号-部门号:本校档案全宗号为1(归档章上已刻);部门号为部门代码,位阿拉伯数字标注

4.7.2 年度:由各单位填写,文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2014

4.7.3 分类号:由各单位填写,我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(部分档案的分类号由一、二、三级类目代号组成),具体可参照《北京师范大学珠海分校档案实体分类实施办法》。

4.7.4 保管期限:由各单位填写,档案的保管期限一般分为永久、30年、10年。具体可参照《北京师范大学珠海分校各部门文件材料归档范围及保管期限表》。

4.7.5号:由各单位填写,按文件排列顺序从“1”开始标注。

4.7.6 页数单份文件的总页数,

4.8编目

依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录,目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(一律用计算机打印)。

1 归档文件目录

件号

档号

文号

责任者

题名

日期

密级

页数

备注

4.8.1 件号:同上(4.7.5)。

4.8.2 档号按照(4.7)编制,结构为:全宗号-部门号-年度-分类号-件号。

4.8.3 文号:文件的发文字号。没有文号,不用标识。

4.8.4责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

4.8.5题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号[ ]”。

4.8.6日期:文件的形成日期,以国际标准日期表示法标注年月日,如19990909

4.8.7页数同上(4.7.6)。

4.8.8页数:每一件归档文件的总页数,由各单位编写页号,文件中有图文的页面为一页,页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角

4.8.9 备注:注释文件需说明的情况。

4.9装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

4.9.1文件归档后,由档案室检查后编写盒号,将归档文件按件号顺序装入档案盒,填写档案盒封面、盒脊等项目。

4.9.2填写备考表。备考表由各单位填写,置于盒内文件之后。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(用黑色签字笔书写)。

5.归档验收

5.1归档文件整理检查

在完成归档文件整理工作后,各单位专(兼)职档案员应预先将“归档文件目录”发给档案室工作人员检查。检查合格后,可办理移交;若检查不合格,则限期更正。

5.2档案移交

各单位专(兼)职档案员负责向档案室移交档案,包括所有归档文件、归档文件目录(纸质、电子各一份)、移交清单一式两份。

6. 党政档案工作岗位责任

6.1 分管档案工作的部门领导的职责

6.1.1组织本单位人员学习档案法规,执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程;

6.1.2加强与档案室联系,共同做好业务监督、指导、检查工作,保证归档案卷的质量;

6.1.3做好文秘工作人员和专(兼)职档案员的工作,提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

6.2 归档人员、专(兼)职档案员职责

6.2.1坚持平时归档,根据本部门不同种类文件材料形成的特征,拟定其文件类目,合理分类存放,便于利用和归档;

6.2.2负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;

6.2.3归档文件做到分类合理,编写页号准确,文件目录填写清楚,文件标题简明扼要;

6.2.4 主动接受档案室的业务指导和督促检查,按规定时间向档案室移交档案;

6.2.5积极参加业务学习与培训,不断提高档案工作管理水平;

6.2.6注意文件材料的安全保管及保密工作。