关于做好北京师范大学珠海园区2023年归档工作的通知-档案室

关于做好北京师范大学珠海园区2023年归档工作的通知

文章来源：时间：2023年05月17日点击次数： [ 字体：大中小 ]

园区各单位：

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《北京师范大学档案管理办法》等规定，为保证园区2022年度形成的各类档案材料及时完整归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.园区各单位在2022年1月1日至2022年12月31日期间形成的党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产及科技开发类、外事类等文件材料(含电子、声像、实物)。具体参照《各单位归档范围和保管期限表》。

2.往年遗漏的应该归档的重要文件材料。

二、归档重点

请各单位参照本单位的《归档范围和保管期限表》进行归档。重点加强以下几类档案的归档。

1.部门核心档案，指各部门在从事其核心职能活动中形成的有保存价值的各种门类和载体的原始记录。部门核心档案应确保完整性和规范性，避免重要档案的缺失。

2.学校重大活动或重大事件档案，指学校在重大活动举办或重大事件应对过程中形成的具有保存价值的文字、电子、声像和实物等各种形式的历史记录。

3.大事记、年鉴等支撑性档案材料，指各单位在撰写大事记、年鉴文稿时的原始依据性材料，包括各类重要的总结、报告、统计、报表等。由各单位领导审核签章后归档。

4.新建、撤销或合并单位的档案，新建、撤销或合并的单位应尽快落实档案工作主管领导及档案员，填写《各单位综合档案工作负责人及兼职档案员名单》,以便沟通工作，调整更新归档范围。撤销或合并的单位，应将撤销或合并前各自产生的档案及时归档。

5.电子、声像、实物、人物档案，归档实行电子和纸质双套制，电子档案包括与移交的纸质档案相匹配的Word文档、重要数据及报表等材料的电子版。声像档案包括重大活动的录音、录像、照片及说明文字等。实物档案包括奖品类、印章类、字画类、赠品类及其他类。人物档案是指在我校学习或工作过的著名科学家、教育家、知名学者和教授的具有永久保存和研究价值的文件资料及实物，以人为单位立卷归档。

三、归档时间

1.详见《各单位2023年度综合档案移交工作时间安排表》。

2.因特殊情况暂时不能按期移交档案的单位，请在2023年5月22日下班前向档案馆（室）提交书面说明。

四、归档方式

各单位办理移交时，须有《北京师范大学珠海校区归档文件目录》（《北京师范大学珠海分校归档文件目录》）或《北京师范大学珠海校区案卷目录及卷内文件目录》（《北京师范大学珠海分校案卷目录及卷内文件目录》），和《北京师范大学珠海校区档案移交清单》（《北京师范大学珠海分校档案移交清单》），详情请查看附件。

各单位需提前发送上述表格的电子版给档案馆（室）工作人员，经检查合格后，各单位方可办理移交。

五、归档要求

1.各单位应高度重视归档工作，档案工作负责人要安排、督促本单位兼职档案员将应归档的各类档案收集齐全，整理后及时归档。

2.归档的材料应提供原件，凡不符合整理规范的文件材料，须按要求重新整理后向档案馆（室）移交，移送的文件材料要求字迹清楚、用纸规范。

3.学校盖章印发的红头文件（函件），由学校办公室统一收集归档；其他单位盖章印发的重要文件（函件）由各单位收集归档。

4.由于工作中形成的文件材料日渐增多，请各单位档案员本着对历史负责的态度，认真做好平时文件材料的收集和整理，保证归档材料的齐全完整、标准规范。

六、联系方式